Quy trình gia công ngoài trong quản lý sản xuất

Ví dụ dưới đây là quy trình sản xuất hộp bánh trung thu cao cấp. Phần giấy đại dập vàng được thuê gia công bên ngoài, còn công đoạn hoàn thiện hộp được thực hiện tại doanh nghiệp. Mục tiêu là theo dõi rõ nguyên liệu nào đang ở kho, nguyên liệu nào đã chuyển cho nhà gia công và thành phẩm nào đã sẵn sàng để đưa vào lệnh sản xuất tiếp theo.

Thiết lập định mức cho công đoạn gia công và sản xuất nội bộ

Bước đầu tiên là tạo định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm được gia công bên ngoài. Với giấy đại dập vàng, định mức gồm giấy nền và mực dập vàng. Khi cần gia công 500 tờ giấy đại dập vàng, hệ thống ghi nhận nhu cầu 500 tờ giấy và 2 lít mực dập vàng.

Điểm quan trọng là phải đánh dấu đây là công đoạn thầu phụ và chọn đúng nhà gia công dập vàng. Cách khai báo này giúp tách bạch nguyên liệu dùng cho nhà gia công với nguyên liệu được tiêu hao trực tiếp tại xưởng nội bộ.

Sau đó, bạn cần tạo định mức thứ hai cho thành phẩm cuối cùng là hộp bánh trung thu cao cấp. Định mức này sử dụng giấy đại dập vàng đã gia công, keo và bìa cứng. Khác với bước trước, loại định mức ở đây là sản xuất sản phẩm, vì doanh nghiệp sẽ tự lắp ráp và hoàn thiện hộp tại xưởng.

Định mức	Đầu vào chính	Hình thức thực hiện	Kết quả
Giấy đại dập vàng	Giấy và mực dập vàng	Gia công ngoài	500 tờ giấy đại dập vàng
Hộp bánh trung thu cao cấp	Giấy đại dập vàng, keo, bìa cứng	Sản xuất nội bộ	500 hộp hoàn chỉnh

Cấu trúc hai tầng này cho phép bạn quản lý đầy đủ quá trình cấu thành sản phẩm. Giấy và mực không biến mất khỏi hệ thống một cách mơ hồ, mà được ghi nhận là nguyên liệu cấp cho gia công. Khi giấy dập vàng được nhận về, nó trở thành đầu vào xác định cho công đoạn sản xuất hộp.

Tạo lệnh sản xuất và xử lý thiếu nguyên liệu gia công

Khi định mức đã hoàn thiện, bạn tạo lệnh sản xuất mới cho hộp bánh trung thu cao cấp với số lượng 500 hộp. Lệnh sẽ tự hiển thị các nguyên liệu cần thiết, gồm giấy đại dập vàng, keo và bìa cứng.

Ở thời điểm xác nhận lệnh, giấy đại dập vàng có thể đang ở trạng thái chưa có hàng. Đây không phải lỗi dữ liệu, mà là tín hiệu cho biết doanh nghiệp cần tạo yêu cầu bổ sung từ nhà gia công trước khi có thể chạy công đoạn sản xuất nội bộ.

Tại chức năng bổ sung hàng, nhập số lượng cần gia công là 500 và chọn nhà cung cấp hoặc nhà gia công phù hợp. Sau khi xác nhận, hệ thống tạo đơn hàng bổ sung, thường được theo dõi dưới dạng PO.

Đơn hàng này là căn cứ để hai bên thống nhất chính xác số lượng sản phẩm gia công cần nhận lại. Trước khi xác nhận đơn hàng, bạn nên kiểm tra lại số lượng yêu cầu, nhà gia công và sản phẩm áp dụng để tránh tạo nhầm đơn hoặc nhận sai quy cách.

Chuyển nguyên liệu cho nhà gia công

Tạo PO chưa đủ để nhà gia công bắt đầu công việc. Doanh nghiệp cần chuyển nguyên liệu đầu vào cho đối tác, trong tình huống này là giấy và mực dập vàng theo định mức đã thiết lập.

Công đoạn này thuộc trách nhiệm của kho. Kho lập lệnh chuyển nguyên vật liệu đến xưởng hoặc nhà gia công, sau đó xác nhận khi đã chuyển đủ số lượng thực tế. Việc xác nhận là mốc quan trọng vì nó phản ánh nguyên liệu đã rời kho nội bộ để phục vụ công đoạn bên ngoài.

Bạn cần phân biệt rõ hai trạng thái sau:

• Nguyên liệu còn trong kho: có thể dùng ngay cho lệnh sản xuất hoặc lệnh gia công khác.
• Nguyên liệu đã chuyển nhà gia công: không còn là tồn kho khả dụng tại doanh nghiệp, nhưng vẫn thuộc quy trình tạo ra sản phẩm đang chờ nhận về.

Nếu bỏ qua bước chuyển kho, số liệu tồn có thể vẫn hiển thị nguyên liệu ở kho trong khi thực tế vật tư đã nằm tại nhà gia công. Điều này khiến bộ phận sản xuất đánh giá sai khả năng đáp ứng đơn hàng.

Nhận hàng gia công và hoàn tất lệnh sản xuất

Sau khi nhà gia công hoàn thiện giấy đại dập vàng, bạn quay lại PO để xác nhận nhận sản phẩm. Nhập số lượng nhận thực tế là 500 tờ giấy đại dập vàng. Đây là lúc nguyên liệu trung gian được bổ sung trở lại hệ thống để phục vụ lệnh sản xuất hộp bánh trung thu.

Khi giấy đại dập vàng đã được nhận đủ, trạng thái nguyên vật liệu trong lệnh sản xuất chuyển sang có hàng. Bạn có thể xác nhận lệnh và thực hiện sản xuất tất cả để hoàn thiện 500 hộp bánh trung thu cao cấp.

Kết quả cuối cùng cần được kiểm tra ở cả hai phía: số lượng thành phẩm hộp bánh trung thu tăng lên 500 hộp, trong khi các vật tư đầu vào như giấy đại dập vàng, keo, bìa cứng và mực dập vàng được trừ theo đúng định mức và luồng vận hành.

Giấy đại dập vàng có thể hiển thị tồn bằng 0 sau khi hoàn tất, vì toàn bộ số lượng nhận về đã được dùng để cấu thành thành phẩm. Đây là trạng thái hợp lý, không phải thiếu hụt, miễn là thành phẩm cuối cùng và các khoản tiêu hao đều khớp với lệnh sản xuất.

Những điểm cần kiểm soát để tránh lệch tồn kho

Quy trình gia công ngoài chỉ minh bạch khi từng giao dịch được xác nhận đúng thời điểm. Bạn không nên xác nhận sản xuất nội bộ trước khi hàng gia công đã được nhận về, cũng không nên nhận thành phẩm gia công nếu kho chưa ghi nhận việc chuyển nguyên liệu đầu vào.

• Khai báo đúng loại định mức: đánh dấu thầu phụ cho sản phẩm cần gia công ngoài và dùng định mức sản xuất cho thành phẩm hoàn thiện tại doanh nghiệp.
• Kiểm soát số lượng nhất quán: số lượng cần gia công, số lượng nguyên liệu chuyển đi, số lượng hàng nhận về và số lượng thành phẩm phải được đối chiếu theo từng lệnh.
• Xác nhận theo đúng trình tự: tạo lệnh sản xuất, bổ sung hàng, xác nhận PO, chuyển nguyên liệu, nhận hàng gia công, rồi mới chạy sản xuất nội bộ.
• Kiểm tra tồn kho sau hoàn thành: kiểm tra đồng thời thành phẩm tăng lên và nguyên vật liệu giảm đi tương ứng.

FAQ

Vì sao phải tạo hai định mức nguyên vật liệu?

Một định mức dùng để quản lý công đoạn gia công giấy đại dập vàng, gồm giấy và mực. Định mức còn lại quản lý quá trình sản xuất hộp bánh trung thu từ giấy đã gia công, keo và bìa cứng.

Khi nào có thể xác nhận lệnh sản xuất nội bộ?

Bạn chỉ nên xác nhận khi trạng thái nguyên vật liệu đã có hàng. Với nguyên liệu gia công ngoài, điều này xảy ra sau khi doanh nghiệp xác nhận nhận hàng từ nhà gia công.

Nguyên liệu đã chuyển cho nhà gia công có còn được tính là tồn kho khả dụng không?

Không. Sau khi kho xác nhận chuyển nguyên vật liệu, vật tư không còn sẵn sàng để cấp cho các lệnh khác tại doanh nghiệp, dù vẫn đang tham gia vào quá trình tạo thành phẩm.

Nếu bạn cần số hóa luồng định mức, tồn kho và gia công theo từng lệnh, dịch vụ [thiết kế website và hệ thống quản trị](https://mintstack.vn) của MintStack có thể hỗ trợ xây dựng nền tảng phù hợp với quy trình vận hành thực tế.