Outsourcing là gì? 3 hình thức và cách chọn phù hợp

Đó là bản chất của Outsourcing, hay thuê ngoài. Mô hình này giúp bạn tiếp cận chuyên môn cần thiết, xử lý giai đoạn thiếu nguồn lực và tập trung hơn vào phần việc cốt lõi của doanh nghiệp.

Outsourcing là gì và khác gì nhà cung cấp?

Outsourcing là hình thức doanh nghiệp thuê một công ty bên ngoài thực hiện công việc, cung cấp nhân sự hoặc triển khai một dịch vụ mà doanh nghiệp không đủ năng lực, không có bộ phận chuyên trách hoặc không muốn tự vận hành.

Điểm quan trọng nằm ở quan hệ quản lý. Bạn ký hợp đồng và thanh toán cho đơn vị thuê ngoài, còn những người trực tiếp làm việc thuộc quyền tuyển dụng, quản lý hoặc đào tạo của đơn vị đó. Bạn thuê một đối tác chịu trách nhiệm, thay vì tự đi thuê từng cá nhân.

Ví dụ trong ngành sản xuất ô tô, một chiếc xe được ghép từ rất nhiều linh kiện. Các nhà máy chuyên sản xuất từng bộ phận sẽ cung cấp linh kiện cho nhà máy lắp ráp chính. Đây là quan hệ với nhà cung cấp.

Ngược lại, khi nhà máy cần tăng nhanh số lượng công nhân để đáp ứng hàng trăm hoặc hàng nghìn xe mỗi tháng, họ có thể thuê một công ty cung ứng lao động. Công ty này đưa người lao động đến làm việc theo nhu cầu. Trường hợp đó gần với Outsourcing hơn.

Tiêu chí	Nhà cung cấp	Outsourcing
Thứ được cung cấp	Linh kiện, hàng hóa, sản phẩm dở dang hoặc thành phẩm	Dịch vụ, nhân sự hoặc năng lực chuyên môn
Mục tiêu	Đáp ứng đầu vào vật chất cho hoạt động kinh doanh	Giải quyết công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện
Quan hệ quản lý	Doanh nghiệp nhận hàng hóa từ đối tác	Đối tác tuyển dụng, quản lý hoặc đào tạo nhân sự theo mô hình hợp tác

Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài?

Câu trả lời ngắn gọn là: khi bạn cần chuyên gia. Nhưng để ra quyết định đúng, bạn cần nhìn kỹ hơn vào quy mô công việc và chi phí tự thực hiện.

Hãy hình dung một kho hàng nhỏ chỉ có hai kệ. Bạn chỉ cần một nhân sự biết ghi chép, đếm hàng và xử lý sổ sách cơ bản. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng thành kho lớn, quy trình xuất nhập phức tạp hơn, yêu cầu kiểm soát chính xác hơn, nhân sự phổ thông không còn là lựa chọn đủ tốt.

Lúc này, bạn cần người có năng lực quản lý kho, tối ưu nguồn lực và tổ chức vận hành. Nếu tuyển một chuyên gia toàn thời gian quá tốn kém so với nhu cầu thực tế, thuê ngoài là phương án đáng cân nhắc.

1.1. Khi bạn thiếu chuyên môn chuyên sâu

1. Xác định phần việc đội ngũ hiện tại chưa đáp ứng được.
   • Công việc có thể đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà doanh nghiệp chưa có.
   • Ví dụ được nhắc đến gồm quản lý kho, quản lý website, kế toán hoặc xây dựng công cụ tự động hóa bằng VBA.
2. Đánh giá chi phí tự xây năng lực nội bộ.
   • Tuyển người giỏi cho một nhu cầu ngắn hạn hoặc không thường xuyên có thể tạo áp lực chi phí lớn.
   • Thuê ngoài giúp bạn tiếp cận năng lực sẵn có mà không phải tự xây toàn bộ đội ngũ từ đầu.

1.2. Khi khối lượng công việc tăng đột biến

1. Nhìn vào thời điểm cần nhiều nhân lực nhất.
   • Một dự án có thể chỉ cần đông người trong một giai đoạn nhất định.
   • Ví dụ, doanh nghiệp cần chín người trong sáu tháng để đáp ứng khối lượng công việc cao nhất.
2. Tránh tuyển dài hạn cho nhu cầu tạm thời.
   • Sau khi dự án kết thúc, nhu cầu nhân sự có thể giảm mạnh.
   • Thuê ngoài giúp bạn linh hoạt hơn khi quy mô công việc thay đổi.

1.3. Khi bạn cần tập trung vào năng lực cốt lõi

1. Giữ lại phần việc tạo ra lợi thế cho doanh nghiệp.
   • Những kiến thức bí mật nghề nghiệp, quy trình công nghệ hoặc chuyên môn lõi cần được kiểm soát chặt chẽ.
   • Đây là phần doanh nghiệp nên chủ động nắm giữ và phát triển nội bộ.
2. Chuyển các việc không cốt lõi cho đối tác phù hợp.
   • Các đầu việc hỗ trợ hoặc vận hành có thể được đưa ra bên ngoài nếu đối tác làm nhanh và hiệu quả hơn.
   • Khi đó, đội ngũ nội bộ có thêm thời gian tập trung vào hoạt động tạo lợi nhuận.

Ba hình thức Outsourcing thường gặp

Không phải mọi hình thức thuê ngoài đều giống nhau. Khác biệt lớn nhất nằm ở việc đối tác chỉ tìm người, cung cấp người hay nhận luôn trách nhiệm thực hiện công việc.

1. Headhunt: thuê đơn vị tìm nhân sự

Headhunt là hình thức doanh nghiệp thuê một công ty trung gian tìm ứng viên theo tiêu chí đã đặt ra. Đối tác có nhiệm vụ tìm kiếm, sàng lọc và giới thiệu nhân sự phù hợp, đặc biệt khi doanh nghiệp cần vị trí khó tuyển hoặc cần người có năng lực chuyên sâu.

Sau khi tìm được ứng viên, doanh nghiệp chính là bên trực tiếp ký hợp đồng với người đó. Vì vậy, Headhunt hỗ trợ quá trình tuyển dụng, chứ không thay doanh nghiệp quản lý nhân sự sau khi tuyển.

2. Thuê lại nguồn nhân lực

Ở hình thức này, công ty cung ứng nhân sự trực tiếp tuyển dụng và quản lý người lao động. Doanh nghiệp sử dụng nhân lực theo thời hạn hoặc quy mô đã thỏa thuận, sau đó hướng dẫn họ thực hiện công việc cụ thể tại doanh nghiệp mình.

Điểm mạnh là tốc độ. Khi dự án cần thêm người trong thời gian ngắn, đối tác có thể cung cấp đội ngũ sẵn có thay vì để bạn mất thời gian tuyển dụng từng người. Đây cũng là cách phù hợp khi nhu cầu nhân sự chỉ xuất hiện theo mùa vụ hoặc theo từng dự án.

3. Agency: thuê ngoài theo dịch vụ hoặc dự án

Agency cũng tuyển dụng và quản lý đội ngũ của họ, nhưng mức độ chủ động cao hơn. Thay vì chỉ đưa người đến để bạn phân công, Agency thường nhận một đầu việc hoặc dự án, tự tổ chức nhân sự và triển khai để bàn giao kết quả.

Với dự án lớn, bạn có thể làm việc cùng nhiều Agency. Mỗi đơn vị phụ trách một phần việc riêng, sau đó doanh nghiệp tổng hợp các kết quả để tạo ra sản phẩm cuối cùng.

Hình thức	Đối tác làm gì?	Doanh nghiệp quản lý gì?
Headhunt	Tìm kiếm và giới thiệu ứng viên	Tuyển dụng, ký hợp đồng và quản lý nhân sự
Thuê lại nguồn nhân lực	Tuyển dụng và quản lý người lao động	Hướng dẫn công việc cần thực hiện
Agency	Tuyển dụng, quản lý, đào tạo và triển khai dịch vụ	Yêu cầu đầu ra, phối hợp và nghiệm thu kết quả

Outsourcing có đáng tin không?

Độ tin cậy không tự động đến từ nhãn Outsourcing, mà đến từ năng lực của đối tác bạn chọn. Tuy vậy, các đơn vị thuê ngoài thường tập hợp người có kinh nghiệm và chuyên môn rõ ràng trong một lĩnh vực, vì đó chính là dịch vụ họ bán.

Nhiều chuyên gia không muốn làm cố định trong một công ty hoặc muốn tập trung sâu vào chuyên môn của mình. Khi họ cùng xây dựng một đơn vị cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp thuê ngoài có thể tiếp cận một đội ngũ chuyên sâu hơn so với việc tự tuyển người phổ thông cho một nhiệm vụ phức tạp.

Outsourcing có thể được áp dụng ở rất nhiều lĩnh vực:

• Nhân sự và tuyển dụng.
• Kế toán.
• Quản lý website.
• Quản lý kho và giao nhận.
• Xây dựng công cụ VBA phục vụ công việc nội bộ.
• Vận hành kho, giao hàng và xử lý đơn hàng.

Giá trị dễ thấy nhất là thời gian và chi phí. Đối tác chuyên sâu thường xử lý công việc nhanh hơn vì họ đã có người, kinh nghiệm và quy trình phù hợp. Trong nhiều trường hợp, thuê ngoài còn tiết kiệm hơn việc tự tuyển, tự đào tạo và tự duy trì nguồn lực nội bộ.

Lưu ý khi ứng tuyển vào công ty Outsourcing

Nếu bạn là người tìm việc, đừng chỉ nhìn vào tên công ty rồi mặc định mình sẽ là nhân viên chính thức của nơi trực tiếp giao việc. Bạn cần đọc kỹ hợp đồng để biết mình được tuyển bởi ai, làm việc cho khách hàng nào và thuộc mô hình nhân sự nào.

Điều này không có nghĩa làm việc theo Outsourcing là xấu. Quan trọng là bạn hiểu rõ quan hệ lao động, phạm vi công việc và đơn vị chịu trách nhiệm quản lý mình trước khi nhận việc.

FAQ

Outsourcing có phải chỉ là thuê nhân công không?

Không. Thuê nhân công là một dạng phổ biến, nhưng Outsourcing còn có thể là thuê chuyên gia, thuê đội ngũ quản lý hoặc thuê Agency nhận triển khai một dịch vụ cụ thể.

Khi nào nên chọn Agency thay vì thuê lại nhân sự?

Bạn nên chọn Agency khi muốn đối tác chịu trách nhiệm tổ chức và hoàn thành một đầu việc rõ ràng. Nếu bạn cần người bổ sung vào đội hiện có và muốn trực tiếp hướng dẫn công việc, thuê lại nguồn nhân lực sẽ phù hợp hơn.

Người làm Outsourcing có phải nhân viên chính thức của công ty sử dụng lao động không?

Không nhất thiết. Trong mô hình thuê lại nguồn nhân lực hoặc Agency, người lao động thường thuộc đơn vị cung ứng dịch vụ. Vì vậy, bạn cần kiểm tra kỹ bên ký hợp đồng lao động với mình.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần một đối tác phụ trách website hoặc đội ngũ chuyên môn để tập trung vào hoạt động cốt lõi, MintStack có thể là lựa chọn phù hợp để triển khai theo mục tiêu kinh doanh rõ ràng.