Xây dựng đội nhóm bằng quy trình làm việc hiệu quả

Muốn xây dựng đội nhóm có thể tự vận hành, bạn phải biến điều mình muốn thành thứ người khác nhìn thấy, hiểu được và làm theo được. Nguyên tắc rất đơn giản: viết xuống mọi thứ bạn muốn.

Doanh nghiệp nhỏ chưa cần thuê cả một phòng Marketing bên ngoài

Với doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, đặc biệt khi quy mô nhân sự dưới 50 người, thuê một agency Marketing trọn gói thường chưa phải lựa chọn hiệu quả về mặt thương mại. Ngân sách có hạn, trong khi doanh nghiệp vẫn chưa đủ rõ nhu cầu, mục tiêu và cách đánh giá kết quả.

Điều hợp lý hơn là bạn tự học những kiến thức nền tảng miễn phí từ Google, YouTube và Facebook. Khi đã hiểu hệ thống kinh doanh của mình cần gì, bạn bắt đầu thuê người cho từng phần việc cụ thể thay vì giao toàn bộ trách nhiệm Marketing cho một đơn vị bên ngoài.

Cách làm này giúp bạn giữ được quyền chủ động. Bạn biết mình đang thuê ai, thuê để làm việc gì, đầu ra cần có là gì và tiêu chuẩn nào để nghiệm thu.

Đội ngũ tinh gọn vẫn có thể phối hợp với nhiều đối tác thuê ngoài

Một đội Media không nhất thiết phải đông người. Bạn có thể có một vài nhân sự nội bộ hiểu rõ nội dung, kịch bản và mục tiêu truyền thông, sau đó phối hợp với đội quay phim, chụp ảnh, biên tập hoặc vận hành bên ngoài.

Điểm quan trọng không nằm ở việc tất cả mọi người có làm cùng công ty hay không. Điểm quan trọng là mọi người có cùng một hệ thống quy trình và cùng hiểu đầu ra cần tạo ra hay không.

Khi hợp tác với người quen, học trò, bạn bè lâu năm hay đối tác chuyên môn, sự tin cậy là lợi thế. Tuy nhiên, tin cậy không thể thay thế quy trình. Ngay cả người thân thiết nhất cũng cần được giao việc rõ ràng, có tài liệu, có người phụ trách và có tiêu chuẩn bàn giao.


Viết xuống mọi thứ là nền tảng để đội nhóm tự vận hành

Một bộ quy trình không cần khởi đầu bằng tài liệu hoàn hảo. Bạn chỉ cần bắt đầu bằng cách viết xuống điều mình muốn. Viết yêu cầu, viết tiêu chuẩn, viết cách bàn giao, viết những lỗi không được phép xảy ra và viết cách xử lý khi có tình huống phát sinh.

Khi làm việc với chuyên gia bên ngoài, bạn vẫn là người nêu rõ kết quả mong muốn. Sau đó, bạn có thể nhờ họ tư vấn giải pháp chuyên môn để đạt được kết quả đó. Chẳng hạn, khi tổ chức sự kiện cần bảo vệ, bạn viết rõ những yêu cầu về an ninh, vị trí cần kiểm soát và cách phối hợp, rồi trao đổi với đơn vị bảo vệ để họ đề xuất phương án phù hợp.

Đây là cách biến yêu cầu cảm tính thành công việc có thể triển khai. Thay vì nói “làm cho chuyên nghiệp”, bạn phải mô tả thế nào là chuyên nghiệp trong bối cảnh công việc của bạn.

Ví dụ về quy trình Media cho một sự kiện

Trong công việc Media, quy trình có thể chi tiết đến từng thiết bị, góc máy, cách lưu dữ liệu và trách nhiệm của mỗi vị trí. Một tài liệu yêu cầu kỹ thuật có thể bao gồm toàn bộ hành trình từ chuẩn bị cho đến xuất bản nội dung.

• Danh mục thiết bị cần mang theo và cách cài đặt máy.
• Tiêu chuẩn chụp ảnh, quay phim, bố cục khung hình và chất lượng hình ảnh.
• Quy tắc lưu trữ dữ liệu gốc, dữ liệu đã biên tập và cách đặt tên tệp.
• Cấu trúc thư mục, định dạng tệp và vị trí đặt logo chương trình.
• Yêu cầu riêng cho người chụp ảnh, người quay phim và người biên tập.
• Quy trình bàn giao thẻ nhớ, ổ cứng và xác nhận hoàn tất công việc.

Ở cấp độ thực thi, bạn càng viết rõ thì khả năng sai lệch càng thấp. Người chụp ảnh cần biết lúc nào chụp ngang, lúc nào cần chụp dọc, cần ưu tiên góc hình nào, có được cắt ghép hay không, và khi kết thúc phải bàn giao thiết bị như thế nào.

Dữ liệu tại sự kiện cũng cần được quản lý ngay từ đầu. Có thể lưu trên hai thẻ, đưa vào hai thư mục riêng, sau đó bàn giao một ổ cứng cho người biên tập và một ổ cứng cho người vận chuyển. Dữ liệu gốc phải được lưu lại trước khi xóa khỏi thiết bị, còn ổ cứng cần được hoàn trả đúng bộ phận lưu trữ.


Giao từng vị trí bằng đầu ra cụ thể, không giao bằng mô tả chung chung

Mỗi người trong đội cần có một vai trò có thể quan sát và kiểm tra được. Ví dụ, người phụ trách máy cận không chỉ nhận nhiệm vụ “quay diễn giả”. Họ cần theo sát nhân vật chính, giữ đúng khuôn hình, nhận biết khi phông nền làm hình ảnh kém hiệu quả và có tín hiệu để điều chỉnh vị trí.

Như vậy, người cầm máy không chỉ là người thực hiện kỹ thuật. Họ trở thành người chịu trách nhiệm cho một đầu ra cụ thể của chương trình. Khi mỗi vị trí hiểu rõ phần việc của mình, đội ngũ có thể phối hợp nhịp nhàng ngay cả trong những sự kiện diễn ra nhanh và áp lực cao.

Đối với các góc quay khác, bạn cũng cần mô tả trước. Có thể là máy cận, máy toàn cảnh, GoPro, Flycam, góc phía trước, phía sau, bên trái hoặc bên phải. Nếu đội quay biết trước danh sách cảnh cần lấy, họ không phải đoán ý và bạn không phải liên tục nhắc từng việc tại hiện trường.

Lập danh sách cảnh quay trước khi thuê ngoài

Khi cần sản xuất nội dung cho một hành trình, giải chạy hoặc sự kiện ngoài trời, hãy nghiên cứu trước địa điểm và viết ra danh sách hình ảnh cần có. Bạn có thể dùng Google Map để xác định phong cảnh, các điểm mốc, hướng mặt trời, tuyến đường và các vị trí quay quan trọng.

Một danh sách cảnh quay tốt không chỉ ghi “quay phong cảnh”. Nó chỉ rõ cảnh toàn của địa điểm, cảnh bình minh, cảnh rừng, cảnh đoàn người di chuyển, cảnh nhân vật dẫn đầu, góc quay trước sau, cảnh phỏng vấn và những khoảnh khắc cần dùng cho phần biên tập sau này.

Nhóm tư liệu	Nội dung cần mô tả trước	Lợi ích khi nghiệm thu
Cảnh bối cảnh	Địa điểm, phong cảnh, điểm mốc và góc toàn	Đủ tư liệu giới thiệu không gian
Cảnh hành động	Nhân vật, hướng di chuyển, cỡ cảnh và góc máy	Không bỏ lỡ khoảnh khắc quan trọng
Cảnh phỏng vấn	Người cần phỏng vấn và chủ đề cần khai thác	Dễ tạo nội dung có thông điệp
Cảnh chụp ảnh	Cảnh cận, cảnh toàn và bố cục cần có	Có đủ ảnh cho truyền thông

Khi toàn bộ cảnh quay và cảnh chụp đã được ghi rõ, người quay chỉ cần bám theo danh sách. Người nghiệm thu cũng không cần đánh giá mơ hồ. Chỉ cần kiểm tra đội ngũ đã bàn giao đủ tư liệu theo yêu cầu hay chưa, sau đó mới hoàn tất thanh toán.


Quy trình tốt được cải thiện liên tục, không xuất hiện ngay từ lần đầu

Không ai viết được bộ quy trình hoàn hảo chỉ trong một hoặc hai ngày. Bạn viết phiên bản đầu tiên, áp dụng, phát hiện điểm thiếu, bổ sung, rồi tiếp tục cải thiện ở lần sau.

Đừng chờ một phiên bản tốt nhất mới bắt đầu. Sẽ không có tài liệu nào là tốt nhất, vì ngày mai bạn có thêm trải nghiệm, có thêm vấn đề thực tế và sẽ nhìn thấy thêm điểm cần chỉnh sửa. Một quy trình sống là quy trình được cập nhật khi công việc phát triển.

Điều cần làm ngay là viết xuống công việc bạn đang tự làm mỗi ngày. Việc gì bạn có thể làm tốt và lặp lại thường xuyên thì nhân sự cũng có thể học làm, miễn là kiến thức đó được đưa ra khỏi đầu bạn và đặt vào một hệ thống dễ tra cứu.

Chuẩn hóa câu trả lời khách hàng để nhân viên phục vụ nhất quán

Nhiều chủ doanh nghiệp có thể trả lời khách hàng rất nhanh, nhưng nhân viên lại lúng túng. Lý do thường không phải nhân viên kém, mà vì toàn bộ câu trả lời chỉ đang nằm trong đầu người chủ.

Hãy ghi lại mọi câu hỏi khách hàng thường hỏi. Sau đó, xây dựng một kho tư liệu gồm câu trả lời, hướng dẫn, biểu mẫu và nội dung cần gửi. Nhân viên chỉ cần tìm đúng nội dung trong kho đó để phản hồi nhanh, chính xác và đồng nhất.

Với những câu hỏi cần giải thích sâu, bạn có thể tạo nội dung video hướng dẫn. Khi khách hàng cần gặp chuyên gia hoặc cần được tư vấn một vấn đề lặp lại, nhân viên có thể gửi đúng tài liệu thay vì phải chờ bạn xử lý từng trường hợp.

FAQ

Doanh nghiệp nhỏ có nên thuê ngoài toàn bộ Marketing không?

Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên hiểu rõ nhu cầu và xây nền tảng kiến thức trước. Khi chưa có mục tiêu, yêu cầu và tiêu chuẩn đo lường rõ ràng, thuê ngoài toàn bộ thường khó tạo hiệu quả thương mại.

Quy trình làm việc nên chi tiết đến mức nào?

Quy trình cần đủ chi tiết để người mới có thể thực hiện đúng mà không phải đoán ý bạn. Với công việc Media, điều này có thể bao gồm thiết bị, góc máy, lưu trữ dữ liệu, bàn giao và tiêu chuẩn đầu ra.

Nếu chưa biết bắt đầu viết quy trình từ đâu thì làm gì?

Hãy bắt đầu từ công việc bạn đang trực tiếp làm hằng ngày. Viết từng bước, từng câu hỏi, từng yêu cầu và từng lỗi thường gặp, rồi cải thiện tài liệu sau mỗi lần triển khai.

Nếu bạn cần một nền tảng số được tổ chức rõ ràng để đội ngũ dễ vận hành, dịch vụ thiết kế website và SEO của MintStack có thể hỗ trợ bạn chuẩn hóa trải nghiệm khách hàng và nội dung kinh doanh.