Quy trình vận tải đường biển FCL từ xuất đến nhập

Khi hiểu rõ dòng chảy logistics, bạn sẽ biết cần chuẩn bị gì ở từng giai đoạn, thời điểm nào phải xử lý chứng từ và vì sao chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể làm chậm cả lô hàng. Đây là nền tảng cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào đang xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng nguyên container.

FCL là gì và vì sao cần hiểu đúng quy trình

FCL là hình thức vận chuyển hàng nguyên container. Doanh nghiệp sử dụng một container để đóng hàng, niêm phong và vận chuyển đến cảng đích. Hình thức này phù hợp khi lượng hàng đủ lớn hoặc khi bạn cần kiểm soát tốt hơn việc đóng hàng, bảo quản hàng hóa và lịch giao nhận.

Trong thực tế, nhà máy sản xuất hàng mỗi ngày và có thể xuất hàng ra nước ngoài hàng tuần. Khi hàng đã sẵn sàng, doanh nghiệp thường làm việc với một người giao nhận để nhận báo giá, đặt chỗ tàu, chuẩn bị container, khai hải quan và phối hợp giao hàng đến cảng.

Người giao nhận đóng vai trò điều phối quan trọng. Thay vì phải liên hệ riêng lẻ với hãng tàu, đơn vị vận tải nội địa, môi giới hải quan và các bên liên quan, bạn có thể tập trung trao đổi với một đầu mối để quản lý lô hàng nhất quán hơn.

Giai đoạn chuẩn bị: gửi thông tin hàng và đặt chỗ tàu

Quy trình bắt đầu khi hàng hóa đã sẵn sàng để xuất. Nhà xuất khẩu cần cung cấp các thông tin cơ bản cho người giao nhận để họ kiểm tra cước và xây dựng phương án vận chuyển phù hợp.

1.1. Những thông tin cần gửi cho người giao nhận

1. Xác nhận tình trạng hàng hóa.
   • Thông báo rõ hàng đã sẵn sàng đóng container hay chưa.
   • Xác định thời gian nhà máy có thể nhận container rỗng và đóng hàng.
2. Cung cấp điều kiện thương mại.
   • Nêu rõ điều kiện Incoterms áp dụng cho giao dịch.
   • Thông tin này giúp xác định trách nhiệm giữa người bán và người mua trong từng phần vận chuyển.
3. Xác định cảng và loại container.
   • Cung cấp cảng đi, cảng đến và nhu cầu về loại container.
   • Việc chọn đúng container cần phù hợp với đặc tính, khối lượng và cách đóng hàng.

1.2. Thông tin cần nhận lại trước khi quyết định đặt tàu

1. Kiểm tra lịch trình tàu.
   • Người giao nhận phản hồi thời gian tàu dự kiến khởi hành, thời gian tàu dự kiến đến và thời gian vận chuyển trên biển.
   • Bạn cần đối chiếu lịch tàu với kế hoạch giao hàng, thanh toán và cam kết với khách mua.
2. Nắm thời gian đóng hàng tại cảng.
   • Thời gian đóng hàng là hạn cuối để container đầy phải được đưa vào cảng.
   • Nếu giao container trễ, lô hàng có thể không kịp lên chuyến tàu đã đặt.
3. Xác nhận toàn bộ chi phí.
   • Chi phí cần được làm rõ trước khi đặt chỗ, bao gồm cước biển và các khoản liên quan theo điều kiện giao dịch.
   • Thông tin này giúp doanh nghiệp chủ động tính giá hàng và kiểm soát ngân sách logistics.

Sau khi quyết định đặt tàu, người giao nhận gửi xác nhận đặt chỗ. Chứng từ này thể hiện các thông tin quan trọng về chuyến tàu, thời gian giao container và kế hoạch vận chuyển. Từ đây, nhà xuất khẩu có thể sắp xếp ngày đóng hàng cùng các công việc liên quan.

Nhận container rỗng và đóng hàng tại nhà máy

Container rỗng được lấy từ kho container, nơi hãng tàu lưu giữ, vệ sinh và sửa chữa container. Tùy kế hoạch giao hàng của nhà máy, xe có thể đến lấy container vào sáng sớm hoặc tối muộn để đáp ứng thời gian đóng hàng.

Đừng xem việc lấy container rỗng là một thủ tục đơn giản. Tài xế cần kiểm tra kỹ tình trạng container trước khi nhận, bởi một container không đạt chất lượng vẫn có thể được cấp ra dù bạn đã yêu cầu container tốt.

Các điểm cần kiểm tra gồm tình trạng vỏ container, sàn, cửa, độ sạch, khả năng đóng kín và dấu hiệu hư hỏng có thể ảnh hưởng đến hàng. Nếu container có vấn đề, cần phản hồi ngay trước khi đưa về nhà máy.

Đưa container vào cảng và hoàn tất thủ tục xuất khẩu

Sau khi container được đóng hàng, người giao nhận phải theo dõi sát ngày giờ đưa container đầy vào cảng. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp xuất nhiều container mỗi tuần, vì chỉ cần lịch xe và lịch đóng hàng thiếu đồng bộ là có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch giao nhận.

Hàng trong container cần được chằng buộc cẩn thận. Container có thể rung lắc trong quá trình vận chuyển đường bộ hoặc khi tàu gặp biển động, nên việc cố định hàng hóa là biện pháp cần thiết để hạn chế hư hỏng.

Trong lúc nhà máy đóng hàng, người giao nhận cần nhận hướng dẫn vận đơn từ nhà xuất khẩu để chuẩn bị bản nháp vận đơn. Đây là bước phải làm chính xác vì vận đơn sẽ được sử dụng trong quá trình nhận hàng tại cảng đến.

1.3. Các việc phải hoàn tất trước khi tàu chạy

1. Hoàn thiện hồ sơ khai hải quan.
   • Hồ sơ và khai báo xuất khẩu phải được xử lý đúng tiến độ.
   • Sai sót chứng từ có thể khiến lô hàng bị truy vấn hoặc không thể thông quan thuận lợi.
2. Khai báo phiếu xác nhận khối lượng.
   • Khối lượng container phải được khai báo trước khi tàu khởi hành.
   • Thông tin trọng lượng cần chính xác để bảo đảm yêu cầu vận hành và an toàn xếp dỡ.
3. Đưa container vào cảng trước hạn.
   • Cảng cần đủ thời gian tiếp nhận, dỡ hàng và xếp container từ bãi lên tàu.
   • Việc tuân thủ thời gian đóng hàng là điều kiện để container kịp được xếp lên chuyến tàu.

Tại cảng, container được nâng bằng cần trục chuyên dụng để xếp lên tàu. Tổng trọng lượng container được kiểm soát chặt chẽ và hàng hóa trong container cần được phân bổ hợp lý để bảo đảm an toàn trong quá trình nâng hạ và vận chuyển.

Vận đơn và quá trình tàu vận chuyển trên biển

Sau khi tàu rời cảng đi, người giao nhận tiếp tục theo dõi vận đơn do hãng tàu phát hành và chuyển cho nhà xuất khẩu. Nhà xuất khẩu sử dụng vận đơn để gửi cho người nhận hàng sau khi các điều kiện thanh toán đã được hoàn thành.

Trong trường hợp sử dụng vận đơn gốc, chứng từ thường được chuyển phát đến người nhận bằng các dịch vụ chuyển phát nhanh. Đây là chứng từ quan trọng vì người nhận cần xuất trình vận đơn gốc để đổi lấy lệnh giao hàng tại cảng đến.

Toàn bộ chứng từ cần được kiểm tra cẩn thận, đặc biệt là vận đơn, hóa đơn thương mại, bảng kê đóng gói và giấy chứng nhận xuất xứ nếu có. Một lỗi trong chứng nhận xuất xứ có thể ảnh hưởng đến việc hưởng ưu đãi thuế hoặc làm phát sinh vướng mắc khi thông quan.

Nhận hàng tại cảng đích và thông quan nhập khẩu

Trước khi tàu đến cảng dỡ hàng, hãng tàu phát hành thông báo hàng đến và hóa đơn cho các khoản phí xếp dỡ tại cảng cùng những chi phí địa phương liên quan. Người nhận hàng cần chuẩn bị thanh toán các khoản phí này để nhận lệnh giao hàng.

Sau khi xuất trình vận đơn gốc cho hãng tàu và hoàn tất các khoản thanh toán, người nhận nhận được lệnh giao hàng. Hãng tàu sẽ chấp thuận giao container cho người nhận theo lệnh này.

Tiếp theo, người giao nhận của bên nhập khẩu thực hiện thủ tục hải quan và sắp xếp giao container. Bộ chứng từ cơ bản phục vụ thông quan gồm:

• Vận đơn
• Hóa đơn thương mại
• Bảng kê đóng gói
• Giấy chứng nhận xuất xứ nếu lô hàng có sử dụng

Khi hải quan đã thông quan, container được kéo về địa điểm nhận hàng. Hàng hóa được dỡ xuống và quy trình vận tải biển FCL kết thúc khi người nhận hoàn tất việc nhận hàng.

Ba rủi ro cần kiểm soát trong vận tải biển FCL

Quy trình này có nhiều đầu việc, nhưng rủi ro thường tập trung vào ba điểm chính. Kiểm soát tốt ba điểm này giúp bạn giảm đáng kể khả năng lô hàng bị chậm hoặc phát sinh vấn đề.

Rủi ro	Hậu quả có thể xảy ra	Cách kiểm soát
Chứng từ sai hoặc thiếu	Chậm thông quan, bị truy vấn hoặc không hưởng ưu đãi thuế	Kiểm tra kỹ mọi thông tin trước khi phát hành chứng từ
Container không đạt chất lượng	Hàng có nguy cơ hư hỏng hoặc gặp vấn đề khi vận chuyển	Kiểm tra container rỗng trước khi nhận tại kho
Giao container trễ	Không kịp xếp tàu hoặc phải điều chỉnh lịch vận chuyển	Phối hợp lịch đóng hàng, xe kéo và hạn giao container tại cảng

FAQ

FCL có phải là hàng nguyên container không?

Đúng. FCL là hình thức vận chuyển mà hàng hóa được đóng trong một container phục vụ riêng cho lô hàng của bạn. Container được đưa từ nhà máy đến cảng, xếp lên tàu và giao cho người nhận tại cảng đích.

Người nhận cần làm gì khi tàu sắp đến cảng?

Người nhận cần nhận thông báo hàng đến, thanh toán các khoản phí tại cảng và xuất trình vận đơn theo yêu cầu để đổi lệnh giao hàng. Sau đó, người giao nhận phía nhập khẩu làm thủ tục hải quan và sắp xếp kéo container về nơi nhận.

Vì sao phải chú ý đặc biệt đến vận đơn và giấy chứng nhận xuất xứ?

Vận đơn là chứng từ quan trọng để nhận lệnh giao hàng. Giấy chứng nhận xuất xứ, nếu có, cần chính xác để tránh vướng mắc khi làm thủ tục và hỗ trợ việc áp dụng ưu đãi thuế theo điều kiện phù hợp.

Nếu doanh nghiệp cần một nền tảng số rõ ràng để giới thiệu dịch vụ logistics, thu hút khách hàng và phát triển nội dung chuyên môn, dịch vụ thiết kế website và SEO của MintStack có thể hỗ trợ bạn xây dựng hệ thống phù hợp.