Quy trình thiết kế website 4 giai đoạn hiệu quả

Để tránh tình trạng đó, bạn cần xem mình không chỉ là người thiết kế. Bạn cũng là người dẫn dắt dự án. Quy trình thiết kế website dưới đây chia toàn bộ công việc thành bốn giai đoạn: tiếp nhận, thiết kế và phát triển, ra mắt, rồi chăm sóc sau bàn giao.

1. Tiếp nhận dự án: chốt đúng khách hàng, đúng phạm vi, đúng cam kết

Giai đoạn tiếp nhận quyết định dự án có khởi đầu vững hay không. Đừng vội mở phần mềm thiết kế chỉ vì khách hàng tỏ ra hào hứng. Một dự án chỉ thực sự bắt đầu khi hai bên đã thống nhất trách nhiệm và khách hàng đã có cam kết tài chính.

1.1. Dùng cuộc gọi khám phá để hiểu vấn đề thật sự

1. Để khách hàng trở thành trung tâm cuộc trao đổi.
   • Đừng dành phần lớn thời gian để nói về năng lực, quy trình hay thành tích của bạn.
   • Hãy hỏi về doanh nghiệp, mục tiêu, điều họ mong muốn đạt được và những điều khiến họ chưa hài lòng với website hiện tại.
2. Khai thác cả những trải nghiệm không tốt trước đây.
   • Hỏi xem họ từng thất vọng điều gì khi làm việc với đơn vị thiết kế hoặc freelancer khác.
   • Thông tin này giúp bạn nhận diện rủi ro giao tiếp, kỳ vọng ngầm và tiêu chí ra quyết định của khách hàng.
3. Đánh giá mức độ phù hợp trước khi nhận việc.
   • Cuộc gọi có thể diễn ra qua điện thoại hoặc họp trực tuyến.
   • Mục tiêu là làm rõ yêu cầu và xem hai bên có thể hợp tác hiệu quả hay không, không phải cố bán dịch vụ bằng mọi giá.

Một cuộc gọi khám phá tốt giúp bạn thu thập nguyên liệu cho mọi bước phía sau: báo giá, phạm vi triển khai, thông điệp trên website, cấu trúc nội dung và cách quản lý phản hồi.

1.2. Báo giá không thay thế hợp đồng và khoản thanh toán đầu tiên

1. Gửi đề xuất dự án với giao tiếp chủ động.
   • Sau cuộc gọi khám phá, bạn chuyển sang đề xuất dự án, với mục tiêu tiến tới hợp đồng và khoản thanh toán đầu tiên.
   • Phản hồi chậm có thể phá hỏng một cơ hội tốt. Chỉ riêng việc trả lời thư điện tử trong vòng 48 giờ đã giúp bạn nổi bật hơn nhiều đối thủ.
2. Không coi dự án là chắc chắn khi chưa có hai điều kiện.
   • Bạn cần hợp đồng đã ký và khoản thanh toán đầu tiên trước khi phân bổ thời gian sản xuất.
   • Một cuộc trò chuyện tích cực, buổi gặp gỡ thân thiện hay lời hứa miệng vẫn chỉ là ý tưởng, không phải dự án đã chốt.
3. Thiết lập cuộc họp khởi động ngay sau khi chốt.
   • Đây là lúc hai bên thống nhất lịch trình, các mốc bàn giao và ngày ra mắt dự kiến.
   • Quan trọng hơn, khách hàng cũng phải có hạn chót cho việc gửi nội dung, hình ảnh, nhận diện thương hiệu và phản hồi.

Hạn chót chỉ có ý nghĩa khi đi cùng hệ quả. Bạn có thể áp dụng phí phát sinh hoặc quy định rằng khách hàng sẽ mất quyền phản hồi trong một vòng chỉnh sửa nếu phản hồi trễ. Với phản hồi thiết kế, thời hạn 24 giờ tạo được nhịp độ rõ ràng hơn nhiều so với một mốc thời gian mơ hồ.

2. Thiết kế và phát triển: tăng độ phức tạp từng bước

Sai lầm phổ biến là bắt đầu ngay bằng trang chủ hoàn chỉnh. Cách này tạo ra rất nhiều công việc phải làm lại, bởi khách hàng thường khó diễn đạt điều họ muốn trước khi thấy một cấu trúc cụ thể.

Thay vì giải quyết mọi thứ trong một lần, hãy tăng độ phức tạp từng nấc. Trước tiên là cấu trúc, sau đó là bố cục, rồi mới đến thiết kế chi tiết và các trang còn lại.

2.1. Chốt sitemap trước khi thiết kế giao diện

1. Lập sitemap để thống nhất kiến trúc website.
   • Sitemap là sơ đồ liệt kê các trang và mối liên kết giữa chúng.
   • Nó giúp khách hàng hiểu phạm vi website trước khi thảo luận về màu sắc, hình ảnh hay kiểu chữ.
2. Dùng wireframe để nói về nội dung, không phải gu thẩm mỹ.
   • Wireframe là bản mô phỏng đơn giản của từng trang, tập trung vào thứ tự các khu vực và vai trò của mỗi phần.
   • Ở mức tối giản nhất, bạn chỉ cần xác định phần đầu trang nói về điều gì, phần tiếp theo trình bày điều gì và phần cuối dẫn khách hàng làm hành động gì.
3. Tránh đưa ra quyết định thiết kế quá sớm.
   • Nếu wireframe đã chứa kiểu chữ, biểu tượng hoặc hình ảnh đại diện, khách hàng có thể hiểu nhầm đó là quyết định cuối cùng.
   • Khi bạn thay đổi ở giai đoạn thiết kế, bạn lại phải thuyết phục họ rằng phương án mới tốt hơn một chi tiết vốn chỉ là bản nháp.

Bạn có thể dùng Octopus.do để tạo sitemap và wireframe. Công cụ này có phần hỗ trợ bằng trí tuệ nhân tạo, cho phép tạo một phác thảo ban đầu dựa trên loại website bạn đang thực hiện. Đây là điểm khởi đầu hữu ích, nhưng cấu trúc cuối cùng vẫn cần phản ánh mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

2.2. Bắt đầu từ trang chủ rồi nhân rộng hệ thống

1. Dành phần lớn thời gian cho trang chủ.
   • Trang chủ thường dài hơn các trang khác và định hình hướng thiết kế chung cho toàn bộ website.
   • Các phần nội dung, kiểu bố cục và thành phần giao diện từ trang chủ có thể được tái sử dụng cho những trang tiếp theo.
2. Thiết kế xong trang chủ thì trình bày lý do đằng sau từng lựa chọn.
   • Đừng chỉ gửi một đường dẫn và yêu cầu khách hàng tự xem.
   • Hãy giải thích tại sao một phần tử được đặt ở vị trí đó, vì sao bạn chọn bố cục ấy và nó phục vụ mục tiêu kinh doanh nào.
3. Dùng bản ghi hướng dẫn hoặc cuộc gọi để thu phản hồi có ngữ cảnh.
   • Bạn có thể dùng Loom để trình bày cách website vận hành và lý do thiết kế.
   • Cách này giúp khách hàng đưa phản hồi dựa trên mục tiêu thay vì chỉ nói rằng họ thích hoặc không thích một chi tiết.

2.3. Kiểm soát vòng chỉnh sửa để dự án không đứng yên

1. Chỉ cấp một vòng chỉnh sửa cho mỗi mốc.
   • Một vòng dành cho sitemap và wireframe, một vòng cho trang chủ, và một vòng cho toàn bộ các trang còn lại.
   • Mỗi vòng có thời hạn phản hồi 24 giờ để giữ tiến độ đã thống nhất.
2. Đóng vòng chỉnh sửa khi đã hoàn tất.
   • Sau khi nhận phản hồi, bạn thực hiện điều chỉnh rồi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
   • Nếu khách hàng muốn quay lại thay đổi sitemap sau khi đã thiết kế các trang, vòng chỉnh sửa đó cần được xem là đã đóng.
3. Linh hoạt nhưng không đánh mất cấu trúc.
   • Bạn có thể tính thêm phí cho yêu cầu quay lại giai đoạn cũ, hoặc hỗ trợ trong trường hợp hợp lý.
   • Mục đích không phải gây khó cho khách hàng, mà là giúp website được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả.

Đây là lúc vai trò quản lý dự án trở nên quan trọng. Khách hàng không muốn chờ một năm để có website. Họ muốn giải pháp sớm, và bạn đang giúp họ khi duy trì được tốc độ triển khai có kiểm soát.

3. Ra mắt website: kiểm thử như một khách hàng thật

Chọn ngày ra mắt vào thời điểm website có ít lưu lượng truy cập hơn và khi bạn có thể nhận được hỗ trợ cần thiết từ nền tảng đang sử dụng. Nhưng đừng coi việc đưa website lên môi trường thật là bài kiểm tra đầu tiên.

3.1. Kiểm thử toàn bộ hành trình chuyển đổi

1. Tự gửi các biểu mẫu liên hệ.
   • Kiểm tra biểu mẫu có gửi thành công hay không.
   • Xác nhận thông báo hoặc thư điện tử có được chuyển đến đúng nơi cần nhận hay không.
2. Tự mua thử nếu website có bán sản phẩm.
   • Đi qua quy trình mua hàng giống như một khách hàng thật.
   • Kiểm tra các bước thanh toán và mọi thông báo liên quan đến đơn hàng.
3. Đăng ký các tài nguyên thu thập khách hàng tiềm năng.
   • Kiểm tra việc đăng ký nhận tài liệu, quà tặng hoặc nội dung tải xuống.
   • Xác minh thư điện tử và các chuỗi phản hồi có hoạt động như dự kiến.

Hãy sử dụng chính website của mình theo cách khách hàng sẽ dùng. Bạn không muốn vừa công bố website đã phải rút xuống vì biểu mẫu hỏng, liên kết lỗi hoặc quy trình mua hàng không vận hành.

4. Chăm sóc sau bàn giao: biến một dự án thành quan hệ lâu dài

Nhiều người xem việc ra mắt website là dấu chấm hết. Đây lại là giai đoạn bị bỏ qua nhiều nhất, trong khi nó có thể làm doanh thu trọn đời từ một khách hàng tăng lên đáng kể.

4.1. Hỗ trợ khách hàng trong những tuần đầu

1. Dành một khoảng thời gian hỗ trợ sau ra mắt.
   • Khách hàng sẽ có nhiều câu hỏi mới: đăng nhập ở đâu, thêm bài viết thế nào, cập nhật sản phẩm ra sao.
   • Đó là những việc họ có thể chưa từng tự làm trên website cũ.
2. Tạo tài liệu hướng dẫn theo từng website.
   • Một tài liệu câu hỏi thường gặp giúp khách hàng tự tìm cách đổi văn bản, thay hình ảnh hoặc thực hiện thao tác cơ bản.
   • Bạn có thể ghi lại các hướng dẫn bằng Loom, rồi lưu trong tài liệu riêng để khách hàng sử dụng lâu dài.
3. Biến bàn giao thành khả năng tự vận hành.
   • Tài liệu này hoạt động như khu vực hướng dẫn của một phần mềm trực tuyến.
   • Khách hàng bớt phụ thuộc vào bạn cho các chỉnh sửa nhỏ, đồng thời vẫn cảm nhận được sự hỗ trợ rõ ràng.

4.2. Theo dõi sau dự án để tạo doanh thu lặp lại

1. Giữ liên lạc theo nhịp độ thoải mái.
   • Bạn không cần liên hệ mỗi ngày, mỗi tuần hoặc thậm chí mỗi tháng.
   • Hãy chọn những dịp hợp lý như ngày website ra mắt, ngày kỷ niệm doanh nghiệp hoặc một cột mốc đáng nhớ của khách hàng.
2. Đặt câu hỏi đơn giản nhưng có ích.
   • Bạn có thể hỏi hoạt động kinh doanh đang thế nào và website hiện vận hành ra sao.
   • Những cuộc trò chuyện này tạo không gian để khách hàng chia sẻ nhu cầu mới mà không cảm thấy bị chào bán.
3. Ưu tiên khách hàng cũ như một nguồn tăng trưởng.
   • Khách hàng cũ đã biết giá trị bạn mang lại, nên việc hợp tác tiếp thường dễ hơn một dự án hoàn toàn mới.
   • Khi họ nêu một nhu cầu mới, bạn đã hiểu doanh nghiệp và website của họ, từ đó có thể chuyển thẳng sang đề xuất giải pháp phù hợp.

Quy trình này có thể được quản lý bằng Trello, nơi bạn tạo các danh sách theo từng giai đoạn, gắn nhiệm vụ, hạn chót và tài liệu liên quan. Một hệ thống trực quan giúp bạn biết dự án đang ở đâu, khách hàng cần làm gì tiếp theo và không bỏ sót bước chăm sóc sau bàn giao.

FAQ

Vì sao cần hợp đồng và khoản thanh toán đầu tiên trước khi bắt đầu?

Đề xuất dự án hoặc cuộc trao đổi tích cực không phải là cam kết triển khai. Hợp đồng đã ký và khoản thanh toán đầu tiên giúp bảo vệ thời gian của bạn, đồng thời xác nhận rằng khách hàng nghiêm túc với dự án.

Vì sao wireframe nên tối giản?

Wireframe tối giản giúp khách hàng tập trung vào cấu trúc và nội dung thay vì bám vào kiểu chữ, biểu tượng hoặc hình ảnh tạm thời. Điều này giảm nguy cơ khách hàng coi bản nháp là thiết kế cuối cùng.

Có nên cho khách hàng chỉnh sửa không giới hạn?

Không nên nếu bạn muốn duy trì tiến độ. Một vòng chỉnh sửa cho từng mốc giúp khách hàng tập trung phản hồi, còn các thay đổi quay lại giai đoạn cũ có thể được tính phí bổ sung hoặc xử lý linh hoạt tùy tình huống.

Chăm sóc sau bàn giao mang lại lợi ích gì?

Hỗ trợ giai đoạn đầu giúp khách hàng tự tin vận hành website. Việc duy trì liên lạc hợp lý cũng mở ra cơ hội hợp tác tiếp khi doanh nghiệp có nhu cầu mới.

Nếu bạn cần một quy trình triển khai rõ ràng để biến yêu cầu kinh doanh thành website vận hành ổn định, dịch vụ thiết kế website và SEO của MintStack có thể giúp bạn kiểm soát từng giai đoạn từ khảo sát đến bàn giao.