Quản trị chuỗi cung ứng: 5 giai đoạn cần nắm vững

Đó chính là bản chất của quản trị chuỗi cung ứng. Khi một mắt xích gặp vấn đề, chẳng hạn tình trạng thiếu chip toàn cầu, toàn bộ tiến độ sản xuất và giao hàng đều có thể bị ảnh hưởng.

Chuỗi cung ứng là gì và vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Chuỗi cung ứng là mạng lưới gồm con người, tổ chức, nguồn lực, hoạt động và công nghệ cùng tham gia tạo ra, phân phối và bán một sản phẩm hoặc dịch vụ. Chuỗi này bắt đầu từ nguyên liệu đầu vào và kết thúc khi sản phẩm được giao tới khách hàng.

Ví dụ với iPhone, các nhà cung cấp từ nhiều quốc gia đưa linh kiện đến nhà máy lắp ráp tại Trung Quốc. Sau khi hoàn thiện, sản phẩm được chuyển đến kho hoặc trung tâm phân phối, rồi FedEx, UPS hay các đối tác vận chuyển khác đưa hàng đến người mua hoặc cửa hàng bán lẻ.

Quản trị chuỗi cung ứng là việc lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các mối liên kết này. Mục tiêu không chỉ là giao hàng đúng hẹn, mà còn là giảm chi phí vận hành, duy trì chất lượng dịch vụ, cải thiện lợi nhuận và củng cố uy tín thương hiệu.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, chuỗi cung ứng không nhất thiết phải phức tạp như Apple. Tuy vậy, bạn vẫn cần nhìn rõ dòng chảy từ nhà cung cấp, tồn kho, sản xuất hoặc đóng gói, giao hàng cho đến xử lý đổi trả.

5 giai đoạn xây dựng chiến lược quản trị chuỗi cung ứng

Một chiến lược quản trị chuỗi cung ứng thường được hình thành qua năm giai đoạn: lập kế hoạch, tìm nguồn cung, sản xuất, giao hàng và hoàn trả. Mỗi giai đoạn đều ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng đáp ứng khách hàng.

1. Lập kế hoạch vận hành

Đây là nơi bạn xác định mục tiêu, nhu cầu thị trường và cách vận hành để đạt hiệu quả kinh doanh. Kế hoạch tốt giúp doanh nghiệp chủ động hơn thay vì chỉ phản ứng khi đơn hàng tăng, nguồn hàng thiếu hoặc chi phí logistics biến động.

Apple được minh họa là doanh nghiệp có mục tiêu rõ ràng trong việc cung cấp thiết bị điện toán cá nhân chất lượng cao. Những hoạt động được chuẩn bị từ trước, như kiểm duyệt ứng dụng trước khi xuất hiện trên Apple App Store để tăng độ an toàn cho thiết bị, trở thành một phần trong lợi thế vận hành của hãng.

Khi lập kế hoạch, bạn cần làm rõ các câu hỏi sau:

• Khách hàng cần sản phẩm hoặc dịch vụ gì và vào thời điểm nào?
• Bạn cần bao nhiêu nguyên liệu, hàng hóa hoặc năng lực xử lý?
• Điểm nào trong vận hành có thể gây chậm trễ hoặc phát sinh chi phí?
• Tiêu chuẩn chất lượng và thời gian giao hàng mà doanh nghiệp phải đáp ứng là gì?

2. Tìm nguồn cung

Tìm nguồn cung là quá trình mua thiết bị, nguyên vật liệu và linh kiện từ nhà cung cấp, sau đó đưa chúng tới nơi sản xuất hoặc lắp ráp. Đây không đơn thuần là chọn nơi có giá thấp nhất, mà là xây dựng quan hệ cung ứng đáng tin cậy.

Trong ví dụ iPhone, màn hình tần số quét 120 Hz được cung cấp từ Samsung, pin do Foxconn cung ứng, còn chip xử lý được TSMC sản xuất. Các linh kiện này được đưa đến nhà máy lắp ráp ở Trung Quốc.

Nếu bạn kinh doanh sản phẩm vật lý, hãy theo dõi chặt chẽ năng lực giao hàng, chất lượng đầu vào và mức độ phụ thuộc vào từng nhà cung cấp. Nếu chỉ phụ thuộc vào một nguồn hàng, doanh nghiệp sẽ dễ bị gián đoạn khi đối tác gặp sự cố.

3. Sản xuất

Giai đoạn sản xuất bao gồm tạo ra sản phẩm, kiểm tra, đóng gói và chuẩn bị cho phân phối. Với Apple, phần lắp ráp phần lớn được thực hiện tại các nhà máy thuê ngoài ở Trung Quốc, sau đó hàng được chuyển tới kho và trung tâm phân phối trên nhiều châu lục.

Điểm quan trọng ở đây là đồng bộ giữa nguyên liệu, năng lực nhà máy và kế hoạch đơn hàng. Có linh kiện nhưng thiếu nhân công, hoặc có năng lực sản xuất nhưng thiếu chip, đều có thể khiến tiến độ bị đình trệ.

4. Giao hàng và phân phối

Giao hàng là giai đoạn đưa sản phẩm từ kho đến người mua hoặc tới điểm bán lẻ. Đơn hàng trực tuyến thường đi từ kho đến tận địa chỉ khách hàng, trong khi trung tâm phân phối chuyển hàng đến các cửa hàng để phục vụ mua trực tiếp.

Đây là phần logistics của chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần kiểm soát khả năng xử lý đơn, trạng thái tồn kho, thời gian giao và năng lực của đối tác vận chuyển để không tạo ra khoảng cách giữa lời hứa bán hàng và trải nghiệm thực tế.

5. Hoàn trả

Hoàn trả là giai đoạn xử lý sản phẩm lỗi, hư hỏng trong quá trình giao nhận hoặc không đáp ứng điều kiện sử dụng. Hàng được trả về kho, sau đó có thể chuyển tiếp về nhà máy lắp ráp để sửa chữa hoặc tái hoàn thiện.

Nhiều doanh nghiệp xem đổi trả là chi phí phát sinh, nhưng đây cũng là phần quan trọng của dịch vụ khách hàng. Quy trình tiếp nhận rõ ràng và phản hồi nhanh giúp giảm tranh chấp, bảo vệ niềm tin của khách hàng và hạn chế thất thoát.

Bài học từ Apple khi chuỗi cung ứng bị gián đoạn

Apple dựa nhiều vào các thỏa thuận thuê ngoài và hợp tác trong chuỗi cung ứng. Mô hình này giúp doanh nghiệp tập trung vào thiết kế, sản phẩm và trải nghiệm khách hàng, đồng thời tận dụng năng lực của nhiều đối tác chuyên môn hóa.

Tuy nhiên, chuỗi cung ứng toàn cầu cũng chịu ảnh hưởng mạnh từ các yếu tố bên ngoài. Đại dịch COVID-19 khiến nhiều nhà máy phải ngừng hoạt động, trong khi nguyên liệu cho sản xuất chip trở nên khan hiếm trong nhiều tháng.

Nhu cầu điện tử tiêu dùng tăng lên trong bối cảnh nguồn cung bán dẫn hạn chế đã tạo áp lực lớn lên chuỗi cung ứng Apple. Hệ quả được nêu ra là doanh nghiệp phải dừng kế hoạch sản xuất 10 triệu thiết bị iPhone 13.

Bài học dành cho bạn là không nên xây dựng kế hoạch dựa trên giả định mọi điều kiện sẽ luôn ổn định. Chuỗi cung ứng cần được thiết kế để nhận diện điểm dễ tổn thương, theo dõi biến động nguồn cung và chuẩn bị phương án xử lý khi một mắt xích gặp trở ngại.

Giá trị kinh doanh của quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả

Một chuỗi cung ứng được vận hành tốt có thể giảm chi phí hoạt động, từ đó cải thiện lợi nhuận. Nó cũng hỗ trợ nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và khả năng nhận diện thương hiệu, bởi khách hàng đánh giá doanh nghiệp qua cả sản phẩm lẫn trải nghiệm giao nhận.

Vì thế, các doanh nghiệp đầu tư cho đội ngũ quản trị chuỗi cung ứng. Công việc của họ gồm điều phối logistics, cập nhật tồn kho, đánh giá chu kỳ sản xuất và tìm ra những điểm cần sửa chữa trong vận hành.

Đây là lĩnh vực có giá trị chuyên môn cao vì người phụ trách phải kết nối dữ liệu, con người và quy trình. Với bất kỳ công ty cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ nào, kiểm soát tốt dòng chảy vận hành chính là nền tảng để phát triển dài hạn.

FAQ

Quản trị chuỗi cung ứng có phải chỉ là vận chuyển hàng hóa không?

Không. Vận chuyển chỉ thuộc giai đoạn giao hàng. Quản trị chuỗi cung ứng còn bao gồm lập kế hoạch, tìm nguồn cung, sản xuất, quản lý tồn kho, phân phối và xử lý hoàn trả.

Giai đoạn nào không thuộc quản trị chuỗi cung ứng?

Năm giai đoạn chính gồm lập kế hoạch, tìm nguồn cung, sản xuất, giao hàng và hoàn trả. Loại bỏ không được xem là một trong năm giai đoạn này.

Vì sao thiếu chip có thể làm chậm việc giao sản phẩm?

Chip là linh kiện đầu vào cho thiết bị điện tử. Khi nguồn cung chip giảm, nhà máy không đủ linh kiện để hoàn tất sản phẩm, từ đó ảnh hưởng đến sản lượng, tồn kho và thời gian giao hàng.

Nếu bạn cần số hóa quy trình đặt hàng, quản lý nội dung và tối ưu trải nghiệm khách hàng trên nền tảng trực tuyến, dịch vụ thiết kế website và SEO của MintStack có thể hỗ trợ kết nối hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.