Quản lý đội ngũ từ xa: 5 cách duy trì hiệu suất bền vững

Vì thế, quản lý đội ngũ từ xa không phải là tăng số lượng cuộc họp hay kiểm tra từng hành động. Điều bạn cần là một chiến lược giúp cả đội biết rõ mục tiêu, giữ được nhịp phối hợp và chịu trách nhiệm về kết quả công việc.

Vì sao cần một cách quản lý khác khi làm việc từ xa?

Khi không làm việc dưới cùng một mái nhà, những vấn đề nhỏ có thể nhanh chóng trở thành điểm nghẽn. Một chỉ đạo chưa rõ, một nhiệm vụ thiếu người phụ trách, hoặc một câu hỏi không được phản hồi kịp thời đều có thể khiến tiến độ chậm lại.

Kế hoạch làm việc từ xa cần được chuẩn bị trước, thay vì để đội ngũ tự thích nghi một cách rời rạc. Mục tiêu là duy trì hiệu quả quen thuộc của đội, dù mọi người làm việc ở những nơi khác nhau.

Năm nguyên tắc giúp đội ngũ làm việc từ xa hiệu quả

1.1. Duy trì nhịp kiểm tra hằng ngày

1. Tin tưởng năng lực của đội ngũ.
   • Làm việc từ xa đòi hỏi bạn trao quyền để từng thành viên hoàn thành phần việc của mình mà không cần giám sát trực tiếp liên tục.
   • Niềm tin không có nghĩa là bỏ mặc. Nó cần đi cùng một nhịp trao đổi đều đặn để mọi người không lệch khỏi ưu tiên chung.
2. Thiết lập một cuộc kiểm tra ngắn mỗi ngày.
   • Bạn có thể tổ chức cuộc gọi điện thoại hoặc họp trực tuyến với toàn đội để thống nhất công việc trong ngày.
   • Mỗi người cần có cơ hội đặt câu hỏi, nhận hướng dẫn và nêu những trở ngại đang gặp phải.
3. Làm rõ kỳ vọng cho từng ngày làm việc.
   • Một cuộc trao đổi ngắn nhưng nhất quán giúp tất cả hiểu họ cần hoàn thành điều gì.
   • Nhịp kiểm tra hằng ngày cũng giúp bạn phát hiện vấn đề sớm, trước khi chúng ảnh hưởng đến cả dự án.

1.2. Tận dụng công nghệ để kết nối và theo dõi công việc

1. Chọn công cụ phù hợp với nhu cầu phối hợp.
   • Các ứng dụng họp trực tuyến như Zoom giúp đội ngũ gặp mặt và trao đổi trực tiếp khi cần.
   • Nền tảng quản lý dự án như Asana giúp tập trung đầu việc, người phụ trách và tiến độ vào một nơi.
2. Duy trì kết nối dù các thành viên ở khác địa điểm.
   • Công nghệ phù hợp cho phép bạn gửi và nhận tệp, tổ chức cuộc họp trực tuyến, giao việc và theo dõi tiến độ.
   • Điểm quan trọng không phải là dùng càng nhiều công cụ càng tốt, mà là dùng công cụ đúng cách để giảm đứt gãy thông tin.
3. Biến công cụ thành một phần của quy trình làm việc.
   • Mọi người cần thống nhất nơi cập nhật nhiệm vụ, nơi trao đổi và cách phản hồi.
   • Khi quy ước rõ ràng, bạn tránh được tình trạng thông tin nằm rải rác trong nhiều cuộc trò chuyện khác nhau.

1.3. Nói rõ kỳ vọng ngay từ đầu

1. Thừa nhận rằng môi trường mới có thể gây bối rối.
   • Khi chuyển sang làm việc tại nhà hoặc làm việc từ xa, nhiều thành viên sẽ không chắc bạn mong đợi điều gì ở họ.
   • Sự mơ hồ này dễ tạo ra cách hiểu khác nhau về thời gian, trách nhiệm và mức độ ưu tiên.
2. Diễn đạt kỳ vọng bằng lời nói và hướng dẫn cụ thể.
   • Bạn có thể xây dựng một bộ kỳ vọng mới dành cho bối cảnh làm việc từ xa.
   • Hoặc bạn có thể giữ nguyên tiêu chuẩn cũ, nhưng cần chủ động nhắc lại để đảm bảo mọi người hiểu và thực hiện đúng.
3. Kiểm tra việc đáp ứng kỳ vọng.
   • Kỳ vọng chỉ có giá trị khi đội ngũ biết cách chuyển chúng thành hành động.
   • Hãy dùng các cuộc trao đổi định kỳ để xác nhận công việc vẫn đi đúng hướng, thay vì chờ đến cuối kỳ mới đánh giá.

1.4. Đánh giá kết quả, không quản lý vi mô hoạt động

1. Không biến việc thiếu quan sát trực tiếp thành quản lý vi mô.
   • Bạn không thể theo dõi từng việc một cách trực tiếp như khi ở văn phòng, nhưng đó không phải lý do để kiểm soát quá mức.
   • Quản lý vi mô khiến thành viên mất quyền chủ động và dễ làm giảm sự tin tưởng trong đội.
2. Tập trung vào đầu ra cần đạt.
   • Thay vì liên tục kiểm tra người khác đang làm gì, hãy xác định rõ kết quả mà công việc cần tạo ra.
   • Nếu kết quả được chấp nhận, bạn không cần can thiệp vào từng hoạt động nhỏ trong quá trình thực hiện.
3. Trao trách nhiệm đi cùng sự tin cậy.
   • Khi bạn tin tưởng đội ngũ, khả năng cao họ sẽ nỗ lực để xứng đáng với niềm tin đó.
   • Cách tiếp cận này giúp bạn dành thời gian cho định hướng, tháo gỡ trở ngại và những quyết định quan trọng hơn.

1.5. Xây dựng chiến lược giao tiếp có chủ đích

1. Xem giao tiếp là nền tảng của quản lý từ xa.
   • Đội ngũ không thể vận hành tốt nếu các thành viên không biết khi nào, ở đâu và bằng cách nào cần trao đổi với nhau.
   • Giao tiếp tốt giúp duy trì sự gắn kết và tránh những hiểu lầm vốn dễ xuất hiện khi không gặp mặt trực tiếp.
2. Không kỳ vọng mọi người giao tiếp như khi cùng ở văn phòng.
   • Thư điện tử và quản lý vi mô không thể thay thế hoàn toàn các cuộc trao đổi trực tiếp trong môi trường làm việc chung.
   • Bạn cần chủ động giữ một kênh liên lạc mở để thành viên có thể nêu vấn đề và nhận phản hồi khi cần.
3. Tìm điểm cân bằng phù hợp với đội của bạn.
   • Giao tiếp quá ít khiến đội ngũ mất kết nối, nhưng giao tiếp quá dày đặc lại làm gián đoạn thời gian tập trung.
   • Chiến lược hiệu quả là chiến lược cân bằng được nhu cầu trao đổi với khả năng làm việc độc lập của từng thành viên.

Những sai lầm cần tránh khi quản lý đội ngũ từ xa

Sai lầm phổ biến nhất là cho rằng làm việc từ xa chỉ là chuyển các cuộc trao đổi tại văn phòng sang thư điện tử. Cách làm này khiến thông tin chậm, thiếu ngữ cảnh và không giải quyết được những băn khoăn phát sinh trong quá trình thực hiện.

Một sai lầm khác là dùng sự kiểm soát để bù cho cảm giác thiếu chắc chắn. Thay vì yêu cầu đội ngũ liên tục báo cáo từng hoạt động, bạn nên xác định đầu ra, thời hạn và tiêu chí hoàn thành. Khi đó, kiểm tra hằng ngày sẽ là công cụ điều phối, không phải công cụ giám sát.

Cuối cùng, đừng để kỳ vọng chỉ tồn tại trong suy nghĩ của người quản lý. Nếu tiêu chuẩn không được diễn đạt rõ ràng, mỗi thành viên sẽ tự tạo ra cách hiểu riêng, và kết quả khó có thể đồng nhất.

FAQ

Có cần họp với đội ngũ từ xa mỗi ngày không?

Một cuộc kiểm tra hằng ngày có thể giúp cả đội thống nhất ưu tiên, đặt câu hỏi và xử lý trở ngại. Cuộc họp nên ngắn gọn, tập trung vào công việc cần làm thay vì biến thành buổi báo cáo kéo dài.

Làm sao để theo dõi tiến độ mà không quản lý vi mô?

Hãy thống nhất kết quả cần đạt, người phụ trách và tiêu chí hoàn thành cho từng nhiệm vụ. Bạn nên đánh giá đầu ra và dùng các điểm kiểm tra định kỳ để tháo gỡ vấn đề, thay vì theo dõi từng thao tác của thành viên.

Công nghệ nào hữu ích cho quản lý đội ngũ từ xa?

Zoom có thể hỗ trợ các cuộc họp trực tuyến, còn Asana có thể hỗ trợ quản lý công việc và tiến độ. Giá trị thực sự đến từ việc đội ngũ cùng thống nhất cách sử dụng các công cụ này trong quy trình hằng ngày.

Nếu bạn cần một nền tảng số rõ ràng để tổ chức quy trình, nội dung và hoạt động phối hợp của doanh nghiệp, dịch vụ thiết kế website và SEO của MintStack có thể là phần hạ tầng phù hợp để bắt đầu.