Quản lý đội ngũ từ xa: 21 nguyên tắc vận hành hiệu quả

Để vận hành tốt, bạn cần thay thế sự ngẫu nhiên bằng hệ thống. Giao tiếp phải có chủ đích, công việc phải được ghi nhận, kết quả phải đo lường được và mỗi thành viên phải biết chính xác mình chịu trách nhiệm cho điều gì.

Khôi phục sự gắn kết mà văn phòng vốn có

Một đội ngũ cùng văn phòng thường nảy sinh ý tưởng qua những cuộc trò chuyện không chính thức. Đó có thể là vài phút trao đổi về gia đình, một công cụ mới hoặc một vấn đề kỹ thuật đang gặp phải. Với đội ngũ từ xa, những khoảnh khắc này không tự xuất hiện.

Vì vậy, bạn cần chủ động tạo ra một không gian trò chuyện chung, tương tự khu vực nghỉ giải lao trong văn phòng. Một kênh trò chuyện mở trên Slack hoặc Skype có thể dành cho mọi chủ đề ngoài công việc, từ sở thích cá nhân đến những câu hỏi nhỏ hằng ngày.

Không gian này không phải là sự xao nhãng nếu được dùng đúng cách. Nó giúp đội ngũ hiểu thêm về nhau, xây dựng cảm giác cộng đồng và tạo điều kiện để những góc nhìn mới xuất hiện tự nhiên.

Thiết kế giao tiếp rõ ràng, giàu thông tin và không gây quá tải

Đội ngũ làm việc từ xa thường nhận nhiều email và tin nhắn hơn đội ngũ làm việc tại văn phòng. Nếu không kiểm soát, công việc sẽ len vào mọi khung giờ, làm giảm sự hài lòng và cuối cùng làm giảm năng suất.

Bạn nên khuyến khích mọi người tắt thông báo trò chuyện và email sau khi kết thúc ngày làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng khi đội ngũ trải dài nhiều múi giờ, vì không ai nên cảm thấy mình phải trả lời tin nhắn lúc ba giờ sáng chỉ vì thiết bị luôn sáng.

Khi cần chọn kênh giao tiếp, hãy ưu tiên theo mức độ giàu thông tin. Video giúp truyền tải nét mặt, ngôn ngữ cơ thể và bối cảnh nhanh nhất. Sau đó là cuộc gọi âm thanh, trao đổi trực tiếp qua trò chuyện và cuối cùng mới là email.

• Ưu tiên video khi cần giải quyết vấn đề phức tạp, phản hồi nhanh hoặc trao đổi có nhiều sắc thái.
• Dùng âm thanh khi không thể họp bằng hình ảnh nhưng vẫn cần trao đổi trực tiếp.
• Dùng trò chuyện cho các việc ngắn, có thể trả lời nhanh và không cần nhiều bối cảnh.
• Dùng email cho nội dung cần lưu vết, thông báo chính thức hoặc không yêu cầu phản hồi tức thì.

Nếu không thể gọi video, hãy dùng công cụ ghi màn hình như Jing để diễn đạt yêu cầu bằng hình ảnh. Thay vì viết một chuỗi email dài về lỗi trên website, bạn có thể quay lại khu vực cần chỉnh sửa, chỉ rõ điều cần thay đổi và giải thích lý do.

Giao tiếp càng giàu thông tin, khả năng hiểu sai càng thấp. Một đoạn quay màn hình ngắn thường truyền tải rõ hơn rất nhiều so với nhiều đoạn mô tả bằng chữ.

Về công cụ họp, Skype có thể phù hợp khi ngân sách thấp. Zoom phù hợp hơn khi bạn cần khả năng cộng tác qua video tốt hơn. Google Apps cũng có thể đáp ứng nhu cầu họp trực tuyến cơ bản thông qua Google Hangouts.

Xây dựng nhịp họp để giữ đội ngũ cùng hướng

Điều không được đo lường thường không được quản lý. Nếu không có nhịp họp cố định, từng thành viên có thể dần đi theo hướng riêng mà bạn không phát hiện kịp thời.

Bạn có thể họp hằng ngày, hai lần mỗi tuần hoặc hằng tuần tùy tính chất công việc. Tuy nhiên, không nên để khoảng cách họp dài hơn một tuần. Họp theo tháng thường quá thưa để phát hiện trở ngại, điều chỉnh ưu tiên và duy trì tốc độ thực thi.

Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng và gắn với các chỉ số hiệu suất chính. Thành viên nên báo cáo ba nội dung: việc đã hoàn thành, việc dự định thực hiện tiếp theo và các trở ngại cần được hỗ trợ.

Nhịp họp chỉ có giá trị khi được duy trì đều đặn. Lịch họp đáng tin cậy tạo ra điểm chạm chung, giúp mọi người hiểu rằng đội ngũ vẫn đang cùng tiến về một mục tiêu.

Đưa tài liệu, dự án và quy trình lên môi trường chung

Công việc của đội ngũ từ xa không thể sống trong đầu một cá nhân. Mọi tài liệu, quyết định, nhiệm vụ và thay đổi quan trọng cần được ghi nhận để người khác có thể truy cập khi cần.

Hãy sử dụng tài liệu và bảng tính trên nền tảng đám mây. Google Apps là một lựa chọn phù hợp vì nhiều người có thể chỉnh sửa đồng thời, xem lịch sử phiên bản và biết ai đã thêm hoặc xóa nội dung. Apple và Microsoft cũng có các giải pháp cộng tác tương tự.

Điểm quan trọng không nằm ở việc bạn chọn nền tảng nào. Điều quan trọng là tài liệu phải ở trên môi trường chung, cho phép cộng tác trực tiếp và không bị khóa trong máy tính cá nhân.

Bên cạnh đó, bạn cần có hệ thống quản lý dự án và sử dụng nó một cách nghiêm túc. Asana, Basecamp và JIRA đều là những lựa chọn có thể cân nhắc, trong đó JIRA đặc biệt phù hợp cho công việc phát triển phần mềm.

Nguyên tắc phải rất đơn giản: nếu một việc không có trong hệ thống quản lý dự án, hãy xem như việc đó chưa được thống nhất. Khi mọi nhiệm vụ đều được ghi nhận, bạn giảm được tình trạng quên việc, hiểu nhầm trách nhiệm và phụ thuộc quá mức vào trí nhớ cá nhân.

Quy trình cũng cần được chuẩn hóa bằng danh sách kiểm tra. Ví dụ, quy trình xuất bản nội dung có thể bao gồm chỉnh sửa, xuất tệp, kiểm tra âm thanh, tạo đoạn ngắn cho Instagram, lựa chọn cách quay, viết nội dung mô tả, gắn thẻ và tích hợp vào bài viết. Một lần làm thì có thể linh hoạt, nhưng khi lặp lại hàng trăm lần, thiếu quy trình sẽ khiến hệ thống đổ vỡ.

Quản lý theo kết quả, không quản lý theo số giờ ngồi trước máy

Làm việc linh hoạt là một lợi thế lớn của mô hình từ xa. Bạn không nhất thiết phải quan tâm một người làm việc ở đâu hoặc làm vào khung giờ nào, miễn là họ tạo ra kết quả tốt và hoàn thành trách nhiệm đã cam kết.

Tuy nhiên, linh hoạt không có nghĩa là thiếu nhất quán. Các buổi họp là điểm neo cần được giữ đúng giờ. Ngoài các điểm chạm đó, thành viên có thể chọn khung giờ phù hợp với năng lượng và hoàn cảnh của mình.

Bạn vẫn cần theo dõi thời gian làm việc, tình trạng tham gia và các chỉ số năng suất cơ bản. Mục đích không phải là giám sát cực đoan, mà là hiểu mối quan hệ giữa thời gian bỏ ra và kết quả nhận được.

Ví dụ, nếu hai nhân viên hỗ trợ khách hàng cùng làm loại công việc tương tự nhưng một người tạo ra kết quả tốt hơn đáng kể, bạn cần có dữ liệu để tìm hiểu nguyên nhân. Có thể người đó có quy trình tốt hơn, kỹ năng tốt hơn hoặc cách sử dụng công cụ hiệu quả hơn.

Time Doctor là một ví dụ về công cụ có thể theo dõi thời gian, ứng dụng, website và hoạt động bàn phím, chuột. Dữ liệu này giúp bạn đánh giá hiệu quả thực hiện từng nhiệm vụ và tạo nền tảng cho việc cải tiến cách làm.

Thiết kế vùng thời gian giao nhau và đánh giá định kỳ

Múi giờ là một trong những thách thức rõ nhất khi quản lý đội ngũ từ xa. Bạn cần tạo ra những khoảng thời gian giao nhau để các nhóm ở khu vực khác nhau vẫn có thể gặp nhau và duy trì cảm giác thuộc về cùng một tổ chức.

Một cách làm thực tế là tổ chức các buổi họp cho từng cụm múi giờ. Chẳng hạn, một buổi dành cho nhóm theo giờ Manila và một buổi dành cho nhóm theo giờ New York. Mỗi người cần tham gia ít nhất một điểm chạm chung trong tuần.

Bên cạnh việc theo dõi công việc hằng ngày, hãy thực hiện đánh giá theo quý. Đánh giá 360 độ thu thập góc nhìn từ đồng nghiệp, quản lý và chính bản thân nhân viên. Nhờ đó, bạn không chỉ biết ai đang làm được bao nhiêu việc mà còn hiểu cách họ hợp tác và được nhìn nhận trong tổ chức.

Đánh giá định kỳ nên trả lời các câu hỏi thiết thực: người này đang làm tốt điều gì, còn yếu ở đâu, cần cải thiện ra sao và tiến bộ có được duy trì qua thời gian hay không.

Tuyển đúng người và trả công xứng đáng

Đừng chỉ tuyển dựa trên hồ sơ. Cách đáng tin cậy hơn là thử làm việc cùng ứng viên qua một dự án ngắn hạn trước khi đưa ra quyết định toàn thời gian.

Bạn có thể thuê hai ứng viên cho cùng một vị trí, giao cùng loại nhiệm vụ trong khoảng một tháng và đánh giá kết quả thực tế. Hồ sơ có thể rất ấn tượng, nhưng khả năng tự thực thi, giao tiếp và chịu trách nhiệm trong môi trường từ xa chỉ bộc lộ khi bắt tay vào công việc.

Người phù hợp với công việc từ xa thường có ba đặc điểm: họ thoải mái khi làm việc độc lập, chú ý đến chi tiết và có thể chủ động hành động mà không liên tục chờ chỉ dẫn từ quản lý. Không phải ai cũng cần hướng nội, nhưng người phụ thuộc mạnh vào sự hiện diện liên tục của đồng nghiệp có thể gặp khó khăn trong mô hình này.

Khi đã tìm được người giỏi, hãy trả công tốt. Nếu tuyển dụng ở thị trường có chi phí lao động thấp hơn, việc trả cao hơn mặt bằng địa phương từ 10% đến 30% vẫn có thể hiệu quả về chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời tạo ra sự gắn bó và ổn định lâu dài cho nhân sự.

Gặp trực tiếp để biến đội ngũ phân tán thành một cộng đồng

Công cụ số rất cần thiết, nhưng không thay thế hoàn toàn trải nghiệm gặp trực tiếp. Một buổi gặp toàn đội ít nhất mỗi năm, cùng với những cuộc gặp nhóm nhỏ trong năm, có thể tạo ra lượng bối cảnh mà rất nhiều cuộc họp trực tuyến không mang lại được.

Khi gặp nhau, mọi người hiểu thêm về cách đồng nghiệp giao tiếp, sở thích và những tín hiệu không lời. Những hiểu biết tưởng như nhỏ này lại giúp quá trình hợp tác từ xa về sau tự nhiên và hiệu quả hơn.

Đây cũng là một lợi ích thiết thực dành cho nhân sự. Quan trọng hơn, nó là khoản đầu tư dài hạn vào sự tin cậy, tinh thần cộng đồng và khả năng phối hợp của toàn đội.

FAQ

Đội ngũ từ xa nên họp bao lâu một lần?

Bạn có thể chọn họp hằng ngày, hai lần mỗi tuần hoặc hằng tuần tùy tính chất công việc. Không nên để nhịp họp thưa hơn một tuần vì việc điều chỉnh ưu tiên và xử lý trở ngại sẽ trở nên chậm trễ.

Có nên cho nhân viên làm việc theo giờ linh hoạt không?

Nên, nếu bạn quản lý theo kết quả thay vì chỉ theo số giờ. Tuy nhiên, bạn vẫn cần giữ những điểm chạm cố định như lịch họp và yêu cầu báo cáo công việc rõ ràng.

Hệ thống quản lý dự án có thực sự cần thiết không?

Có. Trong môi trường từ xa, thông tin không tự lan truyền qua các cuộc trao đổi ngẫu nhiên, nên nhiệm vụ, quyết định và tiến độ cần được ghi nhận ở một nơi chung.

Nếu bạn cần biến quy trình cộng tác, theo dõi công việc và vận hành số thành một hệ thống rõ ràng hơn, dịch vụ thiết kế website và tối ưu SEO của MintStack có thể hỗ trợ bạn xây dựng nền tảng phù hợp với cách doanh nghiệp đang làm việc.