Lãnh đạo đội ngũ từ xa hiệu quả với 3 nguyên tắc cốt lõi

Một khảo sát của IBM từng cho thấy 54% người được hỏi muốn tiếp tục làm việc tại nhà sau đại dịch, trong khi 70% muốn có lựa chọn làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian. Điều đó có nghĩa là năng lực lãnh đạo từ xa sẽ trở thành kỹ năng quản trị thiết yếu, dù đội ngũ của bạn làm việc từ xa hoàn toàn hay chỉ linh hoạt theo từng ngày.

Để đội ngũ vận hành ổn định và phát triển, bạn không thể chỉ chuyển các cuộc họp sang nền tảng trực tuyến. Bạn cần xây dựng ba nền tảng chung: kỳ vọng chung, sự thấu cảm chung và tầm nhìn chung.

1. Thiết lập kỳ vọng chung thay vì đoán ý nhau

Trong văn phòng, nhiều quy tắc thường tồn tại một cách ngầm hiểu. Mọi người biết khi nào đồng nghiệp có mặt, khi nào thuận tiện để trao đổi và mức độ phản hồi thường được kỳ vọng. Khi làm việc từ xa, những tín hiệu đó biến mất.

Không còn những cuộc trò chuyện ngắn bên máy pha cà phê, cũng không có ai kiểm tra nhân sự bắt đầu hay kết thúc ngày làm việc lúc mấy giờ. Nếu bạn không chủ động làm rõ quy tắc, mỗi người sẽ tự tạo ra một cách làm riêng và xung đột rất dễ xuất hiện.

Kỳ vọng chung là sự thống nhất về cách đội ngũ làm việc, giao tiếp và phản hồi lẫn nhau. Đây không phải là một bộ quy định cứng nhắc, mà là cuộc trao đổi để mọi người biết điều gì được mong đợi và điều gì là hợp lý.

• Thống nhất khung giờ có mặt chung. Đừng mặc định giờ làm việc tại nhà phải giống hệt giờ làm ở văn phòng. Bạn có thể xác định một khoảng thời gian giao nhau, chẳng hạn từ 10 giờ đến 14 giờ, để cả nhóm có thể họp hoặc xử lý vấn đề khẩn cấp.
• Làm rõ kênh giao tiếp phù hợp. Mọi người cần biết nội dung nào nên trao đổi qua thư điện tử, nội dung nào nên nhắn tin và trường hợp nào cần họp trực tuyến.
• Quy định mức độ phản hồi. Một thư điện tử gửi lúc 23 giờ 30 không đồng nghĩa người nhận phải trả lời trước 8 giờ sáng hôm sau. Hãy thống nhất thời gian phản hồi hợp lý để tránh tạo áp lực ngầm.
• Phân biệt việc khẩn cấp và việc quan trọng. Khi mọi yêu cầu đều bị gắn nhãn khẩn cấp, đội ngũ sẽ nhanh chóng mệt mỏi. Bạn cần cho mọi người một cách nhận diện rõ ràng để ưu tiên đúng việc.

Vai trò của bạn là dẫn dắt cuộc trò chuyện này, không phải tự đưa ra toàn bộ câu trả lời. Khi đội ngũ cùng tham gia xác lập chuẩn mực, họ sẽ hiểu lý do đằng sau các quy ước và có trách nhiệm hơn khi thực hiện.

2. Xây dựng sự thấu cảm chung trong môi trường làm việc khác biệt

Làm việc từ xa khiến bạn dễ chỉ nhìn thấy kết quả hoặc sự im lặng của một người, thay vì bối cảnh họ đang đối mặt. Có người có phòng làm việc riêng, nhưng cũng có người phải làm việc tại bàn ăn, nơi con cái học tập và bạn đời cũng cần không gian làm việc.

Một thành viên không phản hồi ngay không nhất thiết đang giận dữ, thiếu trách nhiệm hay không hiểu yêu cầu. Có thể nhịp sống, không gian và điều kiện làm việc của họ khác hoàn toàn với bạn.

Sự thấu cảm chung không có nghĩa là bỏ qua cam kết hoặc hạ thấp tiêu chuẩn. Nó có nghĩa là bạn đặt câu hỏi trước khi đưa ra kết luận, hiểu hoàn cảnh trước khi đánh giá hành vi và tạo điều kiện để cả nhóm hiểu nhau hơn.

Một cách đơn giản nhưng hiệu quả là mở cuộc họp trực tuyến sớm khoảng 10 phút, dù phần công việc vẫn bắt đầu đúng giờ. Khoảng thời gian này tạo chỗ cho những cuộc trò chuyện ngắn về đời sống, khó khăn hiện tại hoặc những điều nhỏ đang diễn ra với mỗi người.

Những trao đổi tưởng như không liên quan trực tiếp đến công việc lại giúp đội ngũ hình thành sự hiểu biết lâu dài. Khi biết đồng nghiệp đang phải chia sẻ không gian với gia đình, chăm sóc con nhỏ hoặc tìm cách giữ sự riêng tư trong một căn phòng chật, mọi người có xu hướng kiên nhẫn và hợp tác hơn.

3. Duy trì tầm nhìn chung để công việc luôn có ý nghĩa

Kỳ vọng chung giúp đội ngũ phối hợp. Sự thấu cảm chung giúp đội ngũ gắn kết. Nhưng tầm nhìn chung mới là yếu tố giữ động lực, đặc biệt khi công việc kéo dài và mỗi người chỉ nhìn thấy một phần nhỏ trong quy trình.

Tầm nhìn chung nghĩa là mọi người hiểu mình đang làm việc vì điều gì, vì sao công việc này quan trọng và nó tạo ra giá trị gì cho người khác. Trong tâm lý học tổ chức, đây liên quan đến ý nghĩa của nhiệm vụ, tức mức độ một người nhận thấy công việc của mình đóng góp vào kết quả cuối cùng.

Trong môi trường sản xuất, một người có thể lặp lại cùng một thao tác nhiều lần mà không bao giờ thấy sản phẩm hoàn chỉnh. Khi không thấy thành quả cuối cùng, động lực rất dễ suy giảm.

Làm việc tri thức từ xa cũng gặp vấn đề tương tự, dù theo một cách khó nhận ra hơn. Một người có thể hoàn thành hàng loạt tài liệu, cuộc gọi, bảng tính hoặc đầu việc kỹ thuật nhưng không nhìn thấy khách hàng được phục vụ tốt hơn như thế nào.

Vì vậy, bạn cần liên tục đưa ý nghĩa công việc trở lại vị trí trung tâm. Đừng chỉ nhắc đội ngũ về chỉ tiêu, thời hạn hoặc các đối thủ cạnh tranh. Hãy giúp họ trả lời câu hỏi quan trọng hơn: chúng ta đang bảo vệ hoặc tạo ra điều tốt đẹp gì?

Nếu cách diễn đạt đó quá mạnh, bạn có thể dùng một câu hỏi đơn giản hơn: nếu đội ngũ hoặc doanh nghiệp này không còn tồn tại, ai sẽ chịu ảnh hưởng tiêu cực nhất? Câu trả lời chính là những người mà đội ngũ đang phục vụ, cũng là lý do công việc hằng ngày có ý nghĩa.

Biến tầm nhìn thành một phần của nhịp làm việc

Tầm nhìn không thể chỉ được nói đến trong buổi định hướng đầu tiên rồi bị bỏ quên. Nó cần được củng cố đều đặn, vì khoảng cách địa lý khiến nhân sự rất dễ mất liên hệ với khách hàng, sản phẩm cuối cùng và tác động thực tế của công việc.

Bạn cần trở thành người kể chuyện chính của đội ngũ. Hãy thu thập phản hồi tích cực từ khách hàng nội bộ hoặc khách hàng bên ngoài, ghi nhận những tình huống mà sản phẩm hay dịch vụ của bạn đã tạo ra khác biệt và chia sẻ các câu chuyện đó với cả nhóm.

• Đưa một phản hồi tích cực của khách hàng vào phần đầu hoặc cuối cuộc họp.
• Liên hệ một nhiệm vụ cụ thể với kết quả mà khách hàng nhận được.
• Ghi nhận đóng góp của các bộ phận hậu trường, không chỉ những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
• Nhắc lại giá trị mà đội ngũ đang theo đuổi khi dự án gặp áp lực hoặc thay đổi.

Khi tầm nhìn được nhắc lại thường xuyên, công việc từ xa không còn giống những thao tác rời rạc trên màn hình. Mỗi người có thể thấy rõ hơn cách phần việc của mình kết nối với kết quả chung và tác động tích cực mà đội ngũ tạo ra.

Ba nguyên tắc cần được củng cố liên tục

Sai lầm phổ biến là chỉ thiết lập kỳ vọng, sự thấu cảm và tầm nhìn trong giai đoạn đầu, rồi cho rằng đội ngũ sẽ tự duy trì. Thực tế, cả ba yếu tố đều cần được nhắc lại, điều chỉnh và củng cố theo thời gian.

Nguyên tắc	Điều đội ngũ cần biết	Vai trò của bạn
Kỳ vọng chung	Khi nào cần có mặt, cách giao tiếp và thời hạn phản hồi	Khởi xướng, thống nhất và làm rõ các quy ước
Sự thấu cảm chung	Mỗi người có điều kiện làm việc và nhịp sống khác nhau	Tạo không gian trao đổi, hỏi trước khi kết luận
Tầm nhìn chung	Công việc đóng góp thế nào cho khách hàng và kết quả cuối cùng	Liên tục kể lại các câu chuyện về tác động tích cực

Khi ba nguyên tắc này đi cùng nhau, đội ngũ sẽ vừa có chuẩn mực để phối hợp, vừa có sự tin cậy để thấu hiểu nhau, vừa có động lực để kiên trì với mục tiêu. Đó là nền tảng để bạn lãnh đạo đội ngũ từ xa hiệu quả, bất kể mô hình làm việc sẽ thay đổi như thế nào.

FAQ

Làm việc từ xa có cần giữ giờ làm cố định như ở văn phòng không?

Không nhất thiết. Điều quan trọng là bạn và đội ngũ thống nhất được những khoảng thời gian giao nhau để họp, phối hợp và xử lý công việc cần phản hồi nhanh.

Nên xử lý thế nào khi nhân sự phản hồi chậm?

Trước tiên, hãy xem lại kỳ vọng về thời gian phản hồi đã được làm rõ hay chưa. Sau đó, trao đổi với tinh thần thấu cảm vì nguyên nhân có thể đến từ điều kiện làm việc hoặc nhịp sống khác biệt, không phải sự thiếu cam kết.

Làm sao để duy trì động lực cho đội ngũ từ xa?

Hãy thường xuyên kết nối nhiệm vụ hằng ngày với giá trị mà đội ngũ mang lại cho khách hàng hoặc cộng đồng. Các phản hồi tích cực và câu chuyện về tác động thực tế giúp mọi người nhìn thấy ý nghĩa trong phần việc của mình.

Nếu bạn cần biến các nguyên tắc phối hợp, trải nghiệm và mục tiêu kinh doanh thành một nền tảng số rõ ràng hơn, dịch vụ thiết kế website và SEO của MintStack có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành phù hợp.