Chiến lược thuê ngoài BPO: 6 bước chọn cơ hội đúng

Tuy nhiên, không phải hoạt động nào cũng nên thuê ngoài. Bạn cần đánh giá kỹ quy trình kinh doanh, mục tiêu dài hạn, năng lực nội bộ và rủi ro trước khi ký kết với đối tác cung cấp dịch vụ.

BPO là gì và vì sao doanh nghiệp cần chiến lược thuê ngoài?

BPO là viết tắt của Business Process Outsourcing, nghĩa là thuê ngoài quy trình kinh doanh. Hiểu đơn giản, doanh nghiệp chuyển một hoặc nhiều công đoạn trong quy trình vận hành sang cho nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài thực hiện.

Phạm vi thuê ngoài có thể gồm sản xuất, phân tích tài chính, thiết kế phần mềm, khai thuế, hoạt động nhân sự, hệ thống thông tin, chăm sóc khách hàng hoặc marketing. Apple là một ví dụ thường được nhắc đến với hoạt động thuê ngoài sản xuất, trong khi Samsung hợp tác với nhiều doanh nghiệp ODM để thiết kế và sản xuất theo yêu cầu. Tại Việt Nam, FPT Software cung cấp dịch vụ gia công phần mềm cho nhiều doanh nghiệp.

Điểm quan trọng nằm ở chữ “chiến lược”. Chiến lược thuê ngoài phải xác định rõ mục tiêu cần đạt và giải pháp thực hiện, thay vì chỉ là phản ứng tức thời trước áp lực chi phí hoặc thiếu nhân sự.

Những lợi ích thực tế của chiến lược thuê ngoài BPO

Lợi ích đầu tiên và dễ thấy nhất là tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp thường lựa chọn thuê ngoài khi một nhà cung cấp có thể thực hiện công việc với mức chi phí thấp hơn, nhờ quy mô, chuyên môn hoặc vị trí sản xuất phù hợp.

Thuê ngoài cũng giúp tái cấu trúc chi phí. Một phần chi phí cố định có thể chuyển thành chi phí biến đổi, từ đó doanh nghiệp dễ dự báo ngân sách hơn và linh hoạt điều chỉnh theo khối lượng công việc thực tế.

Quan trọng hơn, BPO giúp bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Chẳng hạn, với doanh nghiệp phát triển phần mềm, công việc cốt lõi là nghiên cứu, phát triển và vận hành sản phẩm phần mềm. Những hoạt động như thiết kế, in ấn bao bì có thể được giao cho đối tác chuyên môn để tránh phân tán nguồn lực nội bộ.

Trong trường hợp chất lượng một công đoạn nội bộ chưa tốt, thuê ngoài cho chuyên gia phù hợp còn là cách cải thiện chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm. Đây là tình huống khác với việc doanh nghiệp vẫn làm tốt nhưng thuê ngoài để tối ưu chi phí.

Các giá trị khác mà BPO có thể mang lại gồm:

• Tiếp cận kiến thức và kinh nghiệm mới: Bạn có thể học hỏi từ tài sản trí tuệ, kinh nghiệm và cách làm đã được đối tác tích lũy.
• Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ: Đối tác chuyên ngành thường sở hữu quy trình và tập quán tốt mà doanh nghiệp khó tự xây dựng trong thời gian ngắn.
• Tiếp cận nhân lực có kỹ năng: Điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực công nghệ, khoa học và kỹ thuật.
• Thúc đẩy thay đổi tổ chức: Một thỏa thuận thuê ngoài đôi khi tạo động lực để doanh nghiệp vượt qua quán tính và thực hiện thay đổi cần thiết.
• Tăng khả năng sáng tạo: Dòng kiến thức từ bên ngoài có thể gợi mở các ý tưởng điều chỉnh hoặc cải tiến sản phẩm.
• Rút ngắn thời gian ra thị trường: Đối tác có sẵn năng lực triển khai giúp doanh nghiệp không phải xây dựng mọi thứ từ đầu.
• Quản lý rủi ro và tận dụng ưu đãi thuế: Một số doanh nghiệp phân bổ hoạt động sang địa điểm hoặc đối tác phù hợp để kiểm soát rủi ro và hưởng lợi về thuế.


Nguyên tắc quyết định nên thuê ngoài hay tự thực hiện

Nguyên tắc cơ bản là doanh nghiệp nên tập trung vào những gì mình làm tốt, đồng thời cân nhắc thuê ngoài những hoạt động mình chưa làm tốt hoặc những việc mà nhà cung cấp khác có thể làm tốt hơn.

Để trả lời câu hỏi có nên thuê ngoài hay không, bạn không nên dựa vào cảm nhận. Cần kiểm tra toàn bộ quy trình kinh doanh, xác định chi phí, chất lượng, năng suất và những điểm đang cản trở hiệu quả vận hành.

Danh sách lợi ích của BPO có thể được dùng như một bảng kiểm tra mục tiêu. Bạn cần làm rõ mục tiêu ưu tiên là tiết kiệm chi phí, cải tiến chất lượng, nâng chuyên môn, tiếp cận nhân tài, giảm thời gian ra thị trường hay một mục tiêu khác.

Mọi phương án thuê ngoài cần được đặt trong mối liên hệ với chiến lược dài hạn. Ví dụ, nếu mục tiêu là giảm chi phí sản xuất để tăng sản lượng và mở rộng thị phần, mức tiết kiệm phải đủ lớn để hỗ trợ trực tiếp cho kế hoạch tăng trưởng đó.

6 bước nhận dạng và lựa chọn cơ hội BPO

Quy trình dưới đây giúp doanh nghiệp chuyển quyết định thuê ngoài từ cảm tính sang một kế hoạch có căn cứ, có trách nhiệm rõ ràng và có thể kiểm soát.

Bước	Nội dung thực hiện	Kết quả cần đạt
1	Thành lập nhóm phân tích BPO	Nhóm có đại diện lãnh đạo, đơn vị chức năng, trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng.
2	Phân tích hiện trạng doanh nghiệp	Xác định chi phí, năng suất, điểm thiếu rõ ràng và quy trình vận hành chưa tốt.
3	Phân loại hoạt động cốt lõi và không cốt lõi	Tạo cơ sở để biết hoạt động nào cần giữ lại, hoạt động nào có thể xem xét thuê ngoài.
4	Xác định cơ hội BPO	Đề xuất các công việc có thể thuê ngoài và đánh giá mức độ phù hợp với chiến lược chung.
5	Lập mô hình dự án BPO	Xây dựng kế hoạch về thời gian, chi phí, rủi ro, sản phẩm bàn giao và người thực hiện.
6	Phát triển và trình bày trường hợp áp dụng	Đưa ra khuyến nghị bằng văn bản về hoạt động nên thuê ngoài và cách triển khai.

Ở bước đầu tiên, nhóm phân tích nên có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao như giám đốc điều hành, phó giám đốc và đại diện các đơn vị chức năng. Nhóm cần được thành lập chính thức, có phân công trách nhiệm, quyền hạn và bộ phận ghi nhận đầy đủ hoạt động.

Ở bước phân tích hiện trạng, doanh nghiệp cần phân loại các quy trình nội bộ để nhận diện chi phí, năng suất, các điểm mơ hồ và những công đoạn vận hành cẩu thả hoặc hiệu quả thấp.

Khi phân loại hoạt động, bạn có thể chia thành ba nhóm: hoạt động thiết yếu không thể thiếu trong quy trình kinh doanh, hoạt động chính có vai trò cốt lõi và hoạt động hỗ trợ giúp hoàn thành quy trình. Điều quan trọng là toàn doanh nghiệp phải thống nhất một cách hiểu về “cốt lõi” và “không cốt lõi”, nếu không kết quả phân tích sẽ dễ sai lệch.


Ở bước xác định cơ hội, nhóm phân tích cần xem xét mục tiêu thuê ngoài, kỳ vọng, thời gian dự án, văn hóa của đơn vị dự kiến thuê ngoài và khối lượng công việc nội bộ vẫn phải đảm nhận. Đồng thời, cần đánh giá khả năng chọn đối tác, các rủi ro có thể phát sinh và năng lực xử lý nếu rủi ro xảy ra.

Mô hình dự án BPO tối thiểu phải nêu rõ thời gian cho từng công đoạn, chi phí chi tiết theo nguồn lực và hoạt động, ước tính rủi ro, sản phẩm bàn giao, đặc tính sản phẩm, công nghệ sử dụng, quyền sở hữu liên quan và người chịu trách nhiệm thực hiện.

Bước sáu không chỉ lặp lại bước đề xuất cơ hội ở bước bốn. Bước bốn là giai đoạn đưa ra danh sách hoạt động tiềm năng. Bước năm phân tích sâu để thu hẹp phạm vi, còn bước sáu là khuyến nghị chính thức bằng văn bản với đầy đủ đánh giá về tiềm năng, phương thức và quy trình thực hiện.

Quản trị chiến lược BPO từ hoạch định đến kiểm soát

Quản trị chiến lược BPO gồm ba nội dung cơ bản: hoạch định, triển khai và kiểm soát. Dù chiến lược được thể hiện dưới dạng dự án, kế hoạch hay văn bản nội bộ khác, nó vẫn phải trả lời rõ doanh nghiệp muốn đạt điều gì và sẽ đạt bằng cách nào.

Trong giai đoạn hoạch định, doanh nghiệp thực hiện sáu bước nhận dạng cơ hội, quyết định hoạt động cần thuê ngoài, lựa chọn đối tác, đàm phán và biên soạn hợp đồng. Hợp đồng là cơ sở quan trọng để xác lập phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao, trách nhiệm và các cam kết liên quan.

Triển khai BPO đòi hỏi đặc biệt chú trọng đến quản trị mối quan hệ giữa doanh nghiệp thuê ngoài và đơn vị cung cấp dịch vụ. Bạn cũng cần quản trị các thay đổi nội bộ phát sinh, chẳng hạn thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự, bảo mật, chất lượng sản phẩm thuê ngoài và cơ sở hạ tầng hỗ trợ.

Kiểm soát không phải chỉ diễn ra khi dự án kết thúc. Doanh nghiệp cần theo dõi chiến lược BPO xuyên suốt từ hoạch định đến thực thi để có điều chỉnh phù hợp khi mục tiêu, điều kiện vận hành hoặc rủi ro thay đổi.

Những rủi ro cần phòng tránh khi thực hiện BPO

Thuê ngoài chỉ tạo giá trị khi rủi ro được nhận diện và quản trị từ sớm. Các nhóm rủi ro thường gặp trong dự án BPO bao gồm rủi ro nguồn nhân lực, rủi ro dự án, rủi ro sở hữu trí tuệ, rủi ro từ tổ chức của nhà cung cấp, rủi ro giá trị và rủi ro bất khả kháng.

Doanh nghiệp cần đưa các rủi ro này vào quá trình phân tích, lập mô hình dự án và kiểm soát triển khai. Việc đánh giá không nên dừng ở khả năng rủi ro xảy ra, mà còn phải tính đến phương án khắc phục và mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu chiến lược.

Nếu bạn cần biến các yêu cầu về quy trình, chất lượng và vận hành thành một nền tảng số rõ ràng hơn, dịch vụ thiết kế website và SEO của MintStack có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống phù hợp với định hướng tăng trưởng.