Chi phí gia công phần mềm: Bài toán sống còn của SME

Đây là chỗ rất nhiều anh em trong ngành hay bị nhầm. Một hệ thống có website, ứng dụng di động và vài tính năng quản trị nghe báo giá 500 đến 600 triệu có thể trông rất ngon. Nhưng khi ngồi xuống tính đúng chi phí, số tiền đó đôi khi còn không đủ để làm, chưa nói tới lợi nhuận hay phát triển công ty.

Vấn đề không phải chỉ là thiếu khách hàng, mà là lấy giá quá thấp

Khi vận hành một SME gia công phần mềm, dự án không chỉ cần đủ tiền trả lương tháng này. Nó phải đủ tiền cho toàn bộ thời gian triển khai, các chi phí phát sinh, công nợ, rủi ro thay đổi yêu cầu và phần lợi nhuận cần thiết để công ty tiếp tục tồn tại.

Nếu bạn nhận một dự án mà biết chắc càng làm càng lỗ, dự án đó không phải cái phao. Nó là cục tạ. Càng nhận nhiều dự án có biên lợi nhuận thấp, công ty càng bận nhưng càng không có tiền để thoát khỏi vòng lặp đó.

Nhiều người nhìn giá dự án theo kiểu: có việc là tốt hơn ngồi không. Nhưng nếu doanh thu dự án thấp hơn chi phí nhân sự thực tế, bạn đang tự bỏ tiền túi ra để làm cho khách hàng. Đến lúc dự án kéo dài, khách hàng đổi yêu cầu hoặc chậm thanh toán, áp lực tài chính sẽ dồn lên toàn bộ công ty.

Đừng tính lương nhân sự theo 12 tháng

Một sai lầm phổ biến là lấy lương tháng nhân 12 để tính chi phí nhân sự một năm. Công ty làm việc đàng hoàng không vận hành như vậy. Bạn còn có thuế, ngày nghỉ phép, lương tháng 13 và nhiều khoản phúc lợi khác.

Một cách nhìn thực tế hơn là coi chi phí nhân sự tối thiểu tương đương khoảng 16 tháng lương mỗi năm. Đây chưa phải con số tối đa, vì còn có thưởng lễ, du lịch, các khoản hỗ trợ và chi phí tuyển dụng hoặc thay thế nhân sự.

Khoản cần tính	Ý nghĩa đối với chi phí thực tế
Lương cơ bản	Khoản chi trả hàng tháng cho nhân sự
Thuế và nghĩa vụ liên quan	Làm tổng chi phí cao hơn mức lương ghi trên hợp đồng
Ngày nghỉ phép	Nhân sự vẫn được nhận lương trong thời gian không tạo ra sản lượng
Lương tháng 13	Khoản phổ biến cần được đưa vào kế hoạch tài chính
Phúc lợi và thưởng	Tạo thêm chi phí khi công ty muốn giữ người và vận hành ổn định

Ví dụ, một đội ngũ nhỏ chỉ có bốn người, gồm ba nhân sự và một người phụ trách quản lý, hoàn toàn có thể tạo ra chi phí khoảng 100 triệu đồng mỗi tháng. Nhân lên theo cách tính 16 tháng lương, chi phí nhân sự một năm đã vào khoảng 1,6 tỷ đồng.

Vậy nên không thể nhìn một dự án vài trăm triệu rồi mặc định đó là lợi nhuận. Chỉ cần dự án kéo dài vài tháng, đội ngũ phải sửa đi sửa lại hoặc xử lý thêm yêu cầu ngoài phạm vi, số tiền đó có thể biến mất rất nhanh.

Startup phần mềm phải tính cả lương của founder

Startup thường có từ hai đến năm founder. Nhiều người không trả lương cho bản thân và cho rằng đó là cách tiết kiệm chi phí. Thật ra, đây vẫn là chi phí.

Nếu bạn không làm startup, bạn có thể đi làm thuê và kiếm được một khoản thu nhập. Khi bạn dành toàn bộ thời gian để xây sản phẩm nhưng không nhận lương, bạn đang đánh đổi khoản thu nhập đó. Không rút tiền ra khỏi công ty không có nghĩa là chi phí này bằng không.

Giả sử tổng mức lương hợp lý của nhóm founder là 250 triệu đồng mỗi tháng. Với cách tính 16 tháng lương, chi phí một năm đã xấp xỉ 4 tỷ đồng. Và đây mới chỉ là chi phí cơ hội của nhóm sáng lập, chưa cộng tiền thuê chỗ làm, thiết kế, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, nội dung hay hạ tầng vận hành.

Nếu sản phẩm dự kiến hoàn thành trong ba đến sáu tháng nhưng thực tế mất một năm thì vẫn đã là một kết quả quản trị khá tốt. Thông thường, sản phẩm phần mềm có thể kéo dài hai đến ba năm trước khi thực sự tạo ra doanh thu ổn định.

Với mức 4 tỷ đồng mỗi năm, sau hai năm là 8 tỷ đồng, sau ba năm là 12 tỷ đồng. Khi sản phẩm bắt đầu có doanh thu, số tiền kiếm được mỗi tháng không chỉ để trang trải vận hành hiện tại. Nó còn phải bù lại vốn thời gian và công sức đã bỏ vào các năm trước.

Rủi ro dự án không nằm hết ở đội kỹ thuật

Bạn có thể ước lượng đúng nhân sự và thời gian, nhưng thực tế vẫn có nhiều rủi ro. Khách hàng có thể đưa một yêu cầu, sau đó sử dụng không được và yêu cầu điều chỉnh. Nếu phạm vi công việc không rõ ràng, công ty rất dễ rơi vào cảnh làm thêm mà không được trả thêm.

Rủi ro công nợ còn nặng hơn. Một khách hàng có thể ký dự án lớn, nhưng đến thời điểm thanh toán lại gặp khó khăn tài chính. Công ty phần mềm đã trả lương cho đội ngũ trong khi tiền từ khách hàng không về, và chỉ vài khoản nợ lớn cũng có thể khiến doanh nghiệp phải giải thể.

• Yêu cầu thay đổi liên tục: Thời gian và chi phí tăng nhưng báo giá ban đầu không đổi.
• Khách hàng không dùng được sản phẩm: Dễ phát sinh chỉnh sửa ngoài kế hoạch.
• Công nợ kéo dài: Công ty vẫn phải trả lương dù chưa thu được tiền.
• Lệ thuộc vào chủ công ty: Khi người chủ phải can thiệp mọi dự án, quy mô rất khó tăng.
• Thiếu người quản lý dự án: Nhiều dự án cùng lúc có thể khiến quy trình vỡ từng mảng.

Vì sao không có tiền dư thì không thể phát triển?

Một công ty không có lợi nhuận đủ lớn sẽ chỉ đủ sức chạy dự án hiện tại. Bạn không thể tách người ra làm website cho chính mình, chuẩn bị hồ sơ năng lực, xây tính năng mẫu, làm bản demo hay thử các kênh tiếp thị mới.

Đó là lý do vấn đề giá không chỉ ảnh hưởng tới lợi nhuận. Nó quyết định luôn khả năng phát triển của doanh nghiệp. Không có phần tiền dư, bạn không có nguồn lực để đầu tư cho thương hiệu, quy trình và năng lực bán hàng.

Nhiều anh em cho rằng dự án ít giá trị vẫn nên nhận để giữ nhân sự. Nhưng nếu dự án thấp hơn mức chi phí thực tế, nó chỉ khiến công ty mệt hơn và thiếu tiền nhanh hơn. Điều cần tìm là những khách hàng hiểu giá trị của phần mềm và chấp nhận một mức giá đủ để đôi bên cùng làm được lâu dài.

Thị trường có thể không công bằng, nhưng bạn vẫn phải tính đúng

Có những công ty nhận tiền từ nhà đầu tư, có khách hàng nước ngoài hoặc làm cho thị trường có mức chi trả cao hơn. Họ có thể trả lương rất tốt và tạo áp lực cạnh tranh lớn lên các SME nhỏ.

Đó là thực tế của thị trường. Nhưng thay vì lấy giá thấp để cố cạnh tranh, bạn cần nhìn rõ năng lực, chi phí và tỷ suất lợi nhuận của mình. Không thể dùng một mô hình tài chính lỗ để đấu với doanh nghiệp đang có nguồn tiền mạnh hơn.

Giá cao khiến khách hàng từ chối không phải lúc nào cũng là tin xấu. Nếu giá thấp mới có khách hàng, nhưng giá đó khiến bạn lỗ chắc chắn, thì không nhận dự án đôi khi lại là lựa chọn tốt hơn cho công ty.

Cách nhìn thực tế trước khi nhận một dự án phần mềm

Trước khi gật đầu với bất kỳ báo giá nào, bạn cần tự trả lời cho rõ những câu hỏi dưới đây. Mục tiêu không phải là làm giá cho cao, mà là không tự đưa công ty vào một hợp đồng chắc chắn thua lỗ.

1. Chi phí nhân sự thật là bao nhiêu? Tính theo năm, bao gồm lương, ngày nghỉ, thuế và các phúc lợi cần thiết.
2. Thời gian thực hiện có thể kéo dài đến đâu? Đừng chỉ lấy thời gian lý tưởng để báo giá.
3. Ai sẽ xử lý các yêu cầu phát sinh? Phân biệt rõ phần việc trong phạm vi và phần việc cần báo giá thêm.
4. Dòng tiền thanh toán có an toàn không? Đừng để công nợ quá lớn so với khả năng chịu đựng của công ty.
5. Sau dự án còn lại bao nhiêu lợi nhuận? Phần dư này mới là nguồn để bạn đầu tư vào marketing, quy trình và đội ngũ.

FAQ

Công ty nhỏ có nên nhận dự án giá thấp để giữ người không?

Nếu dự án thấp hơn chi phí thực tế, nhận thêm chỉ làm khoản lỗ lớn hơn. Bạn cần phân biệt giữa dự án mang lại dòng tiền lành mạnh và dự án khiến công ty phải tự bù tiền để hoàn thành.

Founder không lấy lương có cần tính vào chi phí startup không?

Có. Thời gian founder bỏ ra có giá trị kinh tế vì họ có thể kiếm thu nhập ở một công việc khác. Không tính khoản này sẽ khiến bạn đánh giá sai vốn cần thiết để phát triển sản phẩm.

Giá cao mà không có khách hàng thì phải làm sao?

Đừng giảm giá xuống mức chắc chắn lỗ. Bạn có thể tìm mảng có tỷ suất lợi nhuận tốt hơn hoặc tối ưu cách triển khai để giảm thời gian và số người cần dùng, nếu bạn thực sự có khả năng làm được điều đó.

Nếu bạn cần xây dựng nền tảng số có phạm vi rõ ràng, kiểm soát chi phí và hỗ trợ tăng trưởng dài hạn, dịch vụ thiết kế website và SEO của MintStack có thể là một điểm khởi đầu phù hợp.