Checklist bảo trì website WordPress hàng tháng chuẩn

Vì vậy, bảo trì website hàng tháng không nên là công việc làm khi có lỗi. Bạn cần một quy trình cố định để kiểm tra, cập nhật và lưu lại trạng thái của website theo cách có thể đối chiếu rõ ràng.

Thiết lập checklist để theo dõi công việc nhất quán

Bạn có thể sử dụng Microsoft Excel hoặc Google Sheets để quản lý checklist bảo trì website. Một bảng tính đơn giản nhưng được tổ chức tốt sẽ giúp bạn biết chính xác hạng mục nào đã hoàn thành, hạng mục nào cần theo dõi thêm và vấn đề nào cần giải thích với khách hàng.

Hãy cá nhân hóa bảng bằng logo của doanh nghiệp, năm thực hiện, tên khách hàng và địa chỉ website. Nếu bạn quản lý nhiều website, mỗi khách hàng nên có một bản checklist riêng để lịch sử bảo trì không bị lẫn lộn.

Mỗi tháng, chỉ cần nhập ký tự X vào ô tương ứng sau khi hoàn thành công việc. Thiết lập định dạng có điều kiện sẽ tự động đổi màu ô, chẳng hạn sang màu xanh, giúp bạn nhìn nhanh được tiến độ mà không phải đọc từng dòng.

Phần ghi chú đặc biệt quan trọng. Đây là nơi bạn lưu lý do một cập nhật bị hoãn, lỗi đang được theo dõi hoặc thời điểm cần thực hiện lại một hạng mục. Ví dụ, nếu Elementor có lỗi hiển thị ở giao diện ngoài, bạn có thể ghi rõ rằng việc cập nhật được lùi sang tháng sau để tránh làm ảnh hưởng website.

Quy trình bảo trì website WordPress theo tháng

Thứ tự thực hiện có ý nghĩa rất lớn. Bạn không nên cập nhật trước rồi mới nghĩ đến sao lưu, bởi khi sự cố xảy ra, bản sao lưu gần nhất chính là phương án giúp bạn khôi phục website nhanh hơn.

1. Sao lưu thủ công trước khi thay đổi bất cứ điều gì

Dù nhà cung cấp hosting đã tự động sao lưu và bạn có thêm hệ thống sao lưu hằng đêm, hãy tạo một bản sao lưu thủ công trước mỗi đợt bảo trì. Đây là một lớp bảo vệ riêng cho đúng thời điểm bạn chuẩn bị cập nhật website.

Trong cPanel, bạn có thể xuất bản sao lưu của website, tải về máy tính và lưu thêm trên Dropbox hoặc hệ thống lưu trữ đám mây bạn sử dụng. Cách làm này đặc biệt hữu ích khi khách hàng cần lấy lại phiên bản dữ liệu của một tháng cụ thể sau vài tháng.

2. Cập nhật plugin, WordPress và giao diện theo thứ tự

Sau khi đã sao lưu, hãy kiểm tra các bản cập nhật trong khu vực quản trị WordPress. Một thứ tự thực tế là cập nhật plugin trước, sau đó cập nhật WordPress và cuối cùng kiểm tra giao diện.

Trước khi bấm cập nhật, hãy chụp lại danh sách plugin và phiên bản hiện tại. Nếu một plugin mới gây lỗi, ảnh chụp này giúp bạn xác định nhanh phiên bản cũ để tham chiếu, đồng thời có thể dùng làm tài liệu báo cáo công việc đã thực hiện.

Với Elementor, sau khi cập nhật plugin, hãy thực hiện thao tác cập nhật tệp và dữ liệu liên quan khi hệ thống yêu cầu. Đừng bỏ qua bước này nếu website sử dụng Elementor làm nền tảng xây dựng giao diện.

Nếu WordPress vừa có một bản cập nhật lớn, bạn không nhất thiết phải cập nhật ngay trong ngày đầu tiên. Chờ khoảng một đến hai tuần có thể giúp các lỗi bất thường được phát hiện và xử lý trước, nhất là khi website đang dùng nhiều plugin hoặc tiện ích phụ thuộc lẫn nhau.

Trong phần giao diện, hãy xóa các theme cũ không còn dùng đến để giảm dữ liệu thừa trên máy chủ. Chỉ giữ lại những theme thực sự cần thiết, chẳng hạn Hello Elementor nếu đó là giao diện chính của website.

3. Xóa bộ nhớ đệm và tối ưu cơ sở dữ liệu

Sau khi cập nhật, hãy xóa cache để website tải lại các tệp JavaScript, CSS và tài nguyên tĩnh mới. Nếu website dùng LiteSpeed Cache, thao tác Purge All sẽ làm sạch toàn bộ cache đang được lưu trên máy chủ.

Tiếp theo, kiểm tra cơ sở dữ liệu. Các bản sửa bài viết, dữ liệu tạm thời và bảng dữ liệu dư thừa có thể tăng dần theo thời gian, làm cơ sở dữ liệu nặng hơn mức cần thiết.

Hạng mục	Cách xử lý	Lưu ý
Bản sửa bài viết	Xóa các bản sửa không cần thiết	Có thể giữ tối đa khoảng 30 bản trong 30 ngày cho website được cập nhật nội dung thường xuyên
Dữ liệu tạm thời	Xóa dữ liệu tạm thời không còn cần dùng	Giúp giảm dữ liệu phát sinh trong quá trình vận hành
Bảng cơ sở dữ liệu	Tối ưu bảng dữ liệu	Chỉ thực hiện sau khi đã có bản sao lưu

Bạn cần nhớ rằng tối ưu cơ sở dữ liệu vẫn là một thao tác có thể gây rủi ro nếu môi trường website có vấn đề. Bản sao lưu ở bước đầu là lý do bạn có thể xử lý những tình huống bất ngờ một cách bình tĩnh.

4. Kiểm tra giao diện ngoài và biểu mẫu liên hệ

Đừng chỉ nhìn khu vực quản trị rồi cho rằng website vẫn ổn. Hãy mở website trong cửa sổ ẩn danh để kiểm tra giao diện như một người truy cập mới, từ đó dễ phát hiện các lỗi cache, lỗi hiển thị hoặc thành phần bị vỡ sau cập nhật.

Biểu mẫu liên hệ là hạng mục bắt buộc phải thử. Hãy tự gửi một biểu mẫu từ giao diện ngoài, kiểm tra thông báo gửi thành công và xác nhận email có được nhận hay không.

Một mẹo nhỏ nhưng rất hữu ích là ghi cả thời gian gửi vào nội dung biểu mẫu. Nếu email đến chậm sau vài giờ hoặc vài ngày, bạn sẽ có mốc thời gian chính xác để đối chiếu và tìm nguyên nhân.

Nếu website có nhiều biểu mẫu, bạn không nhất thiết phải kiểm tra toàn bộ từng biểu mẫu. Tuy nhiên, hãy thử ít nhất một biểu mẫu đại diện cho mỗi loại bố cục hoặc mẫu trang khác nhau, vì biểu mẫu trên trang mẫu có thể vận hành khác với biểu mẫu ở trang liên hệ.

5. Theo dõi lỗi của phần mềm trước khi cập nhật diện rộng

Mọi phần mềm đều có thể có lỗi, kể cả WordPress, Elementor và các plugin phổ biến. Nếu bạn quản lý nhiều website cùng dùng một nền tảng, hãy chủ động theo dõi khu vực báo lỗi chính thức trên GitHub, cộng đồng người dùng hoặc kênh hỗ trợ của công cụ đó.

Việc này giúp bạn tránh cập nhật đồng loạt khi một bản phát hành đang có lỗi nghiêm trọng. Nếu có nhiều báo cáo lỗi, hoãn cập nhật là một quyết định hợp lý hơn là phải quay lại sửa hàng loạt website trong vài ngày tiếp theo.

6. Kiểm tra chứng chỉ SSL và ngày hết hạn

SSL là chứng chỉ bảo mật giúp website sử dụng kết nối HTTPS. Trong Chrome, bạn có thể bấm vào biểu tượng cạnh tên miền, kiểm tra trạng thái kết nối bảo mật và xem thông tin chứng chỉ.

Hãy ghi ngày hết hạn SSL vào phần ghi chú nếu cần. Nhiều máy chủ tự động gia hạn chứng chỉ, chẳng hạn Let's Encrypt, nhưng kiểm tra thủ công vẫn giúp bạn phát hiện sớm tình huống gia hạn thất bại hoặc khách hàng đang trả phí cho một chứng chỉ cần được theo dõi riêng.

7. Chạy quét bảo mật bằng Wordfence

Wordfence là một công cụ bảo mật WordPress có thể quét các vấn đề liên quan đến plugin, tệp website và cảnh báo bảo mật. Sau khi hoàn tất cập nhật, hãy chạy một lượt quét mới để chắc chắn không còn cảnh báo quan trọng.

Bạn cũng nên bật thông báo email trong phần cài đặt Wordfence. Khi hệ thống quét định kỳ và phát hiện vấn đề, bạn sẽ nhận được cảnh báo thay vì chỉ biết sự cố vào lần bảo trì tháng sau.

Nếu cần báo cáo cho khách hàng, kết quả quét có thể là bằng chứng rõ ràng cho thấy website đã được kiểm tra bảo mật trong tháng.

8. Ghi nhận thời gian hoạt động của website

Hạng mục cuối cùng là kiểm tra tỷ lệ hoạt động của website trong tháng. UptimeRobot là một dịch vụ có thể gửi thông báo qua email hoặc điện thoại khi website ngừng hoạt động do lỗi máy chủ, DNS hoặc sự cố tương tự.

Gói miễn phí của UptimeRobot cho phép tạo tối đa 50 trình theo dõi. Công cụ này cũng hiển thị tỷ lệ thời gian website hoạt động trong tháng, giúp bạn có một chỉ số đơn giản để đánh giá độ ổn định và báo cáo lại cho khách hàng.

Mục tiêu hợp lý là duy trì tỷ lệ hoạt động thật cao. Khi website có thời gian hoạt động gần 100%, bạn có thể chứng minh rằng hệ thống đã vận hành ổn định trong cả tháng, thay vì chỉ nói chung chung rằng website không có vấn đề.

Những sai lầm cần tránh khi bảo trì website

• Cập nhật trước khi sao lưu: Đây là sai lầm dễ khiến một lỗi nhỏ trở thành sự cố lớn khó khôi phục.
• Cập nhật tất cả ngay khi có phiên bản mới: Bản cập nhật lớn hoặc có báo cáo lỗi cần được theo dõi trước khi áp dụng.
• Chỉ kiểm tra khu vực quản trị: Website có thể hiển thị lỗi ở giao diện ngoài dù trang quản trị vẫn hoạt động bình thường.
• Bỏ qua biểu mẫu liên hệ: Một biểu mẫu không gửi được email có thể làm bạn mất khách hàng tiềm năng mà không hề hay biết.
• Không lưu ghi chú: Khi một hạng mục bị hoãn, bạn cần có lý do và kế hoạch xử lý ở tháng tiếp theo.
• Không theo dõi bảo mật và uptime: Website hoạt động không đồng nghĩa website đang an toàn hoặc không có thời điểm ngừng truy cập.

FAQ

Có cần sao lưu nếu hosting đã tự động backup không?

Có. Bản sao lưu thủ công ngay trước khi bảo trì tạo thêm một điểm khôi phục chính xác cho thời điểm bạn chuẩn bị cập nhật. Bạn có thể tải bản sao này về và lưu trên Dropbox hoặc một hệ thống lưu trữ riêng.

Nên cập nhật WordPress hay plugin trước?

Bạn nên cập nhật plugin trước, sau đó mới cập nhật WordPress nếu có phiên bản mới. Sau cùng, kiểm tra giao diện và xóa những theme cũ không cần thiết.

Có nên cập nhật Elementor ngay khi có phiên bản mới?

Không phải lúc nào cũng nên cập nhật ngay. Nếu có dấu hiệu nhiều lỗi đang được báo cáo trong GitHub hoặc cộng đồng Elementor, bạn nên chờ thêm để tránh gây lỗi trên nhiều website.

UptimeRobot dùng để làm gì?

UptimeRobot theo dõi tình trạng hoạt động của website và gửi cảnh báo khi website ngừng truy cập. Công cụ cũng cho bạn tỷ lệ uptime theo tháng để theo dõi và báo cáo mức độ ổn định của website.

Nếu bạn cần một quy trình bảo trì đi cùng nền tảng website ổn định, đội ngũ thiết kế website và SEO của MintStack có thể hỗ trợ bạn xây dựng hệ thống phù hợp với hoạt động kinh doanh.